Те, кто хоть раз наступал на грабли безответственности подчиненных, или того хуже — от кого уходил главбух, прихватив с собой базу данных, часто спрашивают: «Где найти хорошего бухгалтера?»
Вопрос простой и очень сложный одновременно. Это как спросить: «Где найти хорошего мужа или жену?»
Где найти? Да кто ж его знает? Наверное, в интернете можно поискать или по знакомым поспрашивать. Но правда заключается в том, что никто не может угадать, насколько будет хорош тот или иной бухгалтер.
Не все то золото, что блестит
Если вам порекомендовали человека, не факт, что раньше он работал хорошо. Вы же не знаете, как он справлялся. Проверяли его или нет?
Даже если вы наняли аудитора, который проверит профессиональные знания, это не гарантия. Бухгалтер может знать действительно много, но в работе лениться или допускать ошибки. И этого тоже заранее не узнать.
Поэтому, когда вы спрашиваете, как найти хорошего бухгалтера, честным ответом будет — понадеяться на свое везение. К везению можете прибавить три совета из практики, которые работают на 100%.
Вот, что нужно сделать, чтобы подстраховаться от ошибок, непорядочности или непрофессионализма бухгалтера.
Совет 1. Пропишите материальную ответственность
Бухгалтер должен нести материальную ответственность за ошибки. Это означает, что у вас с ним должен быть договор.
Не работайте с бухгалтером на устных договоренностях. Наняли вы бухгалтерскую фирму или бухгалтера-аутсорсера, частника на дому, чью-то маму — обязателен договор с прописанной материальной ответственностью.
Кстати, нанимать маму друга или жену друга нежелательно. По той простой причине, что если они накосячат, вы не сможете с них ничего взыскать, а если сможете, то поссоритесь с другом.
Поэтому лучше нанимать человека, не связанного с вами личными отношениями. Чтобы «если что» — расстаться можно было легко и безболезненно.
Итак, первый момент — материальная ответственность бухгалтера.
Совет 2. Берегите базу 1С
База 1С — это самое важное место, где аккумулируются сведения обо всех ваших движениях и действиях.
База 1С всегда должна быть у вас – ваши данные должны быть вам доступны любым удобным способом: в виде архивной копии или доступа к облачной базе.
Вы можете выбрать один из двух путей:
- запрашивать базу 1С у бухгалтера раз в квартал;
- самому купить базу 1С, получить к ней облачный доступ и выдать бухгалтеру.
Это важно, чтобы если что-то случится — бухгалтер пропадет, исчезнет, окажется недобросовестным и уйдет от вас — он не исчез вместе с вашими данными и вам не пришлось восстанавливать бухучет.
Если у вас небольшой ИП и вы ведете учет в «Мое дело» или в «Эльбе», проверьте, чтобы:
- аккаунты в «Мое дело» или «Эльба» были записаны на вас, как на собственника бизнеса;
- при регистрации были указаны ваша электронная почта и ваш пароль – даже если бухгалтер уйдет, сменит пароль и вам не скажет, вы всегда сможете его восстановить.
Читайте в блоге, почему бухгалтеры не отдают базу 1С «по умолчанию».
Совет 3. Проводите проверки
Это третий момент подстраховки — регулярно проверять работу бухгалтера. Даже самого лучшего. Даже того, кто очень хорошо работает.
Тут есть нюанс: этот момент лучше оговорить на старте отношений. Начинаете работать с человеком, так и спросите его: «Скажите, пожалуйста, вы же не против, если я буду проверять вашу работу как бухгалтера, например, раз в год?»
В идеале бухгалтер должен вам ответить: «Конечно. Пожалуйста, приглашайте аудиторов — пусть проверяют. Я даже буду рада, чтобы незамыленным глазом посмотрели».
И это хорошее решение — раз в год проверять то, что сделал бухгалтер. Потому что он может быть самым лучшим спецом, но глаз замыливается — вот что-то и пропустили.
Проверка нужна не для того, чтобы «гнобить» бухгалтера за любую ошибку, чтобы бросить его или наказать. Нет, все ошибаются, безошибочных нет.
Поверка нужна, чтобы вовремя подсказать хорошему главбуху, что вот здесь маленькая ошибочка. Подсказать. И это не повод поменять бухгалтера. Не нужно менять из-за маленькой ошибки. Но если ошибки критичные — стоит задуматься.
Как проверять главбуха: требуйте конкретику
Внешний аудит — хороший способ подстраховаться от возможных оплошностей. Но и тут есть нюанс: когда вы доверяете проверку вашего бухгалтера аудитору, очень внимательно смотрите, что же там за нарушения.
Аудиторы могут сказать: «Ай-ай-ай! Да там столько нарушений, да вы посмотрите!»
Не ведитесь на эмоции в стиле «ой, как все плохо». Требуйте четкую конкретику: чем мне это грозит?
Есть много таких нарушений, которые и не нарушения вовсе. Они либо не штрафуются, либо за это полагается такой мизерный штраф, что нарушением это можно назвать с натяжкой.
А может, ошибочка возникла и вовсе не по вине бухгалтера — такое тоже бывает. Например, вы какие-то документы не дали — всякое может быть.
Поэтому проверяющие обязательно должны по каждому пункту, который нашли, объяснить — это вот нарушение такое-то. О том, что это нарушение, написано там-то. И штраф за это нарушение — вот такой.
А еще будет здорово, если проверяющий напишет, какая вероятность того, что это нарушение найдут. Потому что если у вас мизерная ошибка где-то очень глубоко — ее никогда не найдут. Так стоит ли ругать вашего хорошего бухгалтера за то, что никогда и не случится?
Гарантий, что вы найдете хорошего бухгалтера быстро и сразу, к сожалению, нет. Так же как и нет “проверенных мест обитания” таких главбухов. Но искать нужно.
Не хотите тратить время и нервы на бесконечные собеседования и все равно рисковать найти «не того»?
В Профдело помогут подобрать бухгалтера в штат. Чтобы снять со своих плеч сложную задачу выбора главбуха, заполните заявку — обсудим детали и начнем поиск.
#бухучет #бухгалтерский учет #бухгалтер #главбух #малый бизнес #подбор кадров