Всем привет! Наконец-то я добрался вернулся к моим любимым Волшебникам встреч.
Я уже рассказывал, что у нас в Smart Consulting есть специальные роли, отвечающие за эффективное проведение встреч/совещаний. Это Фасилитатор и Секретарь, которые объединены в круг "Волшебники встреч".
Сегодня я хочу поговорить о Секретаре - что это за роль, зачем она (роль) нужна и почему она важна.
Обратимся к источнику
Роль Секретарь, как и роль Фасилитатор у нас закреплена в Кодексе.
Роль Секретарь является избираемой и отвечает за систематизацию информации и документирование проводимых в Круге встреч.
(Кодекс СМАРТократии)
Как и у любой роли в компании, у нее есть предназначение, которое, по сути, как раз и отражено в описании Кодекса. В марте 2021 года ребята решили, что существующее предназначение их не драйвит, и теперь оно звучит так: "Никто не забыт, ничто не забыто!"
Мы с большим уважением относимся к истории и подвигу наших дедов и бабушек во времена Великой Отечественной Войны и никак не претендуем на авторство этой фразы. Она лишь идеально подошла и к труду Секретарей.
И конечно же, у роли есть обязательства. Одно из основных обязательств секретаря - это внесение изменений в информационную систему "Самоорганизация" (это один из модулей нашей внутренней системы, в которой сотрудники каждый день черпают знания, изучают свои цифровые следы и приносят пользу этому миру). Только Секретарь имеет право корректировать информацию в системе - изменять роли, обязательства, может быть даже изменять сами круги (правда, все это делать он может после проведения специальной встречи, мы их называем Законодательными). Никто другой не может совершать таких действий, даже лид-линк круга, даже SelfOrg Master.
А теперь давайте пройдемся по компетенциям Секретаря.
Секретарь уведомляющий
Очень важно заранее бронировать переговорные комнаты и уведомлять всех заинтересованных участников о дате, времени и месте встречи. Это нужно для того, чтобы участники смогли заранее подготовиться и не опаздывать, тем самым не воруя время и энергию у других участников.
Секретарь подготовленный
Секретарь дает возможность каждому сотруднику заранее выносить все свои вопросы и напряжения в повестку того круга, куда они адресованы. Для этого, как только заканчивается текущая регулярная встреча, Секретарь сразу же создает пустой шаблон следующей повестки. Таким образом появляется возможность всем заинтересованным вносить информацию в повестку - заполнять метрики, описывать статус проекта или выносить теншен, как только он появился.
Секретарь контролирующий
Тут сразу оговорочка: слово "контролирующий" мы используем в хорошем смысле этого слова. Сейчас поясню. Встреча становится полезной только тогда, когда она подготовлена. Секретарю важно быть уверенным, что все обязательные атрибуты встречи заранее заполнены. Речь идет о чек-листах, о метриках, о проектах в круге. Именно таким образом Секретарь, по сути дела, "контролирует" заранее заполнение этих полей. Разумеется, он не делает это сам, и он не заставляет это делать других. Круг сам решает, кто и что заполняет, но секретарь здесь выступает в качестве драйвера.
Секретарь "в законе"
Как и Фасилитатор, Секретарь доложен суметь в любой момент проконсультировать участников встречи по законодательству, которое принято в компании. Речь идет о верхнеуровневом законодательстве, кодексе СМАРТократии в нашем случае, либо о каких-то политиках верхнеуровнего круга (у нас он называется "якорный"), которые распространяются на всю компанию. И неплохо было бы ориентироваться в законодательстве, принятом внутри конкретного круга.
Секретарь должен владеть законодательством компании верхнего уровня и круга, который он обслуживает.
Секретарь грамотный
Эта компетенция связана с грамотностью и чистотой ведения протокола встреч. Не следует недооценивать этот момент: ценность любого документа существенно возрастает, когда он аккуратно оформлен.
Важно писать без орфографических и пунктуационных ошибок (хотя бы простых и очевидных). Не менее важно - не использовать в протоколах сокращения и аббревиатуры, которые приняты в локальных тусовках, сообществах. Лучше использовать широко известные и общепринятые сокращения. Все это нацелено на то, чтобы любой человек, который будет знакомиться с этим документом, понимал его точно так, как это закладывалось изначально.
Поэтому нужно развивать в себе грамотность, развивать многообразие языка. Ведь секретарю необходимо быстро формулировать потоки мысли, которые изливаются на него во время встречи, и четко и корректно формулировать сжатые выводы из услышанного.
Секретарь до конца
Протокол - документ длительного пользования. Он займет свое место в архиве, и любой сотрудник сможет с ним ознакомиться, когда ему необходимо. Поэтому очень важно быть уверенным в том, что в протокол включено все, что было на встрече и имеет какое-то существенное значение: все атрибуты заполнены, все формулировки выровнены и все участники их понимают одинаково.
Если кто-то что-то поймет не так, то, скорее всего, это приведет к расхождению ожиданий и потере драгоценного времени: один будет делать действия, другой будет ожидать от него другого, через 1-2 недели это выльется в теншен, который будет разбираться на следующей встрече.
Чтобы такого не произошло, нужно не только стремиться выравнивать все формулировки, но и тщательно вносить всю информацию в повестку. Если речь о действиях, то должны быть заполнены сроки и ответственные. Если речь о теншенах, то нужно заполнить все обязательные атрибуты:
- непосредственно текст теншена - в чем суть и боль вопроса,
- автор - у кого болит,
- адресат - к кому теншен направлен, кто может помочь его решить (кстати, иногда это не конкретный человек, а какая-то роль)
- и обязательно принятые решения.
Даже если теншен не успели рассмотреть на встрече, то по нему должна быть пометка, что он перенесен на следующую встречу. Ни в коем случае не должно оставаться пустых полей, потому что пустое поле не отвечает
ни на что: непонятно, то ли вопрос не рассмотрели, то ли рассмотрели, но не приняли решение, то ли решение приняли, но его не зафиксировали.
Поэтому, давайте еще раз: все, что происходит на встрече, и все, что имеет значение, должно быть зафиксировано в повестке!
Специально для вас (и только для вас) я делюсь кусочком прям свежайшего обучения наших Волшебников, где они как раз разбирают, как фиксировать информацию по теншенам так, чтобы повестку было максимально комфортно читать любому сотруднику нашей команды.
Фух, ну вот и все. Теперь и мы с вами полностью выровнялись по терминам наших Волшебников встреч. Теперь, когда дальше я буду рассказывать про наши изменения, вы точно будете понимать, о ком идет речь. Осталось разобраться с тем, что такое теншен) Но это уже совсем другая история.
Хотите получить советы по повышению эффективности ваших встреч? Подписывайтесь на наш новый телеграм-бот, в котором я делюсь наработанным опытом, советами и шаблонами.
До встречи в изменившемся мире!