Каждый сотрудник, работающий с документацией, должен быть крайне внимательным и ответственно относиться к ее составлению. И это не прихоть строгого начальника, а реальная возможность уберечь себя и фирму от разного рода проблем.
Оформление документов не соответствует ГОСТ
На данный момент действующим документом Национального стандарта Российской Федерации в системе стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу, организационно-распорядительной документации и требованиям к оформлению документов является ГОСТ Р 7.0.97-2016. Это обязывает компании и фирмы составлять организационно-распорядительные документы в соответствии норм, прописанных в этом документе.
Суд может признать недействительной документацию, отклоняющуюся от норм ГОСТа.
Перед ее составлением следует ознакомиться с перечнем основополагающих стандартов Российской Федерации, а перед подписанием документа его необходимо проверить на соответствие действующих ГОСТов.
Допущена ошибка в названии организации
Причем вина будет на стороне организации, составившей документ. Согласно ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ наименование организации, как в полное, так и сокращенное, является необходимой частью документа.
Название должно быть без опечаток, с учетом слитного, раздельного или дефисного, аббревиатурного написания (например, «Газ-Экспресс», а не «ГазЭкспресс»; ООО «СМАК», а не ООО «Смак»).
Верно указанный в документе ИНН плательщика может разрешить проблему с налоговой.
В противном случае налоговой будет сложно распознать налогоплательщика, могут возникнуть проблемы с переводом средств на счет фирмы и т. д.
Если в каком-то из первичных учетных документов фигурирует одно название, а в другом иное (например, прежнее название организации), это также может затруднить работу налоговой с этой организацией.
Отсутствие в документе номера и даты
Нельзя регистрировать документ без даты и номера, так как это затрудняет понимание даты его составления (написания) и свидетельствует о его неактуальности.
Такие документы суд не примет, а между организациями-партнерами могут возникнуть разногласия и споры.
Допущена ошибка в реквизитах организации
Неправильные реквизиты не помешают учесть факт расходов по нему, идентифицировать личность продавца или покупателя, а также названия товаров, работ или оказанных услуг, их стоимость. Но только в том случае, если удастся подтвердить реальность затрат.
Ошибка в ИНН и КПП, например, в накладной может привести к проблемам при оплате: инспектор может признать сделку нереальной.
Способы, которые помогут избежать проблему:
- автоматическая проверка реквизитов в «1С»;
- найти необходимые данные организации на сайте ФНС России (nalog.ru).
Некорректное наименование документа
Содержание документа в обязательном порядке должно соответствовать его наименованию. То есть Акт приемки-сдачи работ нельзя путать с Актом приема-передачи, а Акт расследования аварий — это не Акт несчастных случаев. Путаница в названии документа может привести к судебным разбирательствам.
В каждой организации должен храниться (желательно в электронном виде) пакет шаблонных документов, утвержденных законодательно и локально.
Документ, переданный по e-mail, не подтвержден электронной подписью
Случается, что контрагент присылает организации документы по электронной почте. Секретарь регистрирует их, присваивает номер, отдает на рассмотрение руководителю. Однако электронной подписью контрагента этот документ не подтвержден.
Если возникнет необходимость передачи таких документов в суд, организации будет отказано. Дело в том, что подлинность таких документов попросту не подтверждена.
Лучше, если в офисе организации будут храниться оригиналы документов, подписанные от руки. Это добрую традицию поддерживает большинство фирм в нашей стране.
Чтобы так не произошло, по электронной почте следует принимать и рассматривать исключительно подтвержденные электронной подписью документы. В противном случае они не имеют практически никакой юридической силы и обосновать их значимость будет затруднительно.
Отсутствие установленных сроков исполнения, прописанных в документе
В большинстве случае сроки начала и окончания выполнения любых видов работ — это обязательная составляющая любых документов.
Например, суд может признать договор незаключенным, если в нем не прописаны и не согласованы сроки окончания выполнения работ.
Если в договоре указаны сроки, но Подрядчик в них не укладывается по объективным причинам, может быть составлена, согласована и подписана обеими сторонами «Служебная записка об изменении срока исполнения документа».
Конечно, это далеко не все случаи часто встречающихся ошибок в составлении документов. А в вашей практике были случаи, когда ошибки в документации оказывались фатальными? Делитесь своими историями и ставьте пальчик вверх.
лингвистика русский язык грамотность пиши правильно