Требования к протоколу собраний собственников можно найти в Приказе Минстроя России № 44/пр, который вступил в силу 5 марта 2019 года.
Протоколировать результаты проведенного собрания собственников необходимо в соответствии с закрепленными министерством нормами, они носят характер официальных документов. Это значит, что любой подлог в протоколе является уголовно наказуемым. Оформить протокол необходимо в течение 10 суток после принятия какого-либо решения.
Протокол начинается с наименования. Кроме этого, в документе указывается дата, соответствующая моменту подсчета всех голосов, если собрание длилось несколько дней, то указывается дата начала и завершения. Также необходимо указывать время и место проведенного собрания, его порядковый номер.
Далее текст необходимо озаглавить, дополнительно обозначив по поводу какого многоквартирного дома принимается решение (адрес, общая площадь), тип собрания и метод голосования.
Во введении содержательной части обязательно наличие следующих реквизитов:
• данные о лице, инициировавшем проведение собрания. Если инициатором выступило физическое лицо, помимо фамилии, имени и отчества необходимо указать номер принадлежащей ему квартиры и подтверждающий эту информацию документ. Юридическому же лицу достаточно указания собственного наименования и регистрационного номера;
• сведения о лицах, избранных собственниками в качестве представителей собрания. Указывается та информация, которая в случае проверки позволит связаться с председателем, секретарем и лицами, проводящими подсчет голосов;
• вопросы, по поводу которых проводилось собрание, оформляются в виде «слушали», «предложено», «постановили»;
• информация, позволяющая определить достоверность голосования: количество полученных голосов отдельно по каждому вопросу, общее число собственников квартир, соотношение числа проголосовавших к общему количеству;
• сведения о проголосовавших и присутствующих на собрании лицах. Помимо требований, предъявляемых инициаторам собрания, дополнительно указывается количество голосов, которыми располагает собственник. Каждый голос должен быть подтвержден подписью.
• место хранения копий протокола.
При оформлении протокола важно придерживаться официального стиля изложения, избегать неточных формулировок, конкретно отражать сущность проблем.
Если избрать представителей собрания не удалось, готовый документ подписывает инициатор. В ином случае обязательно наличие подписи представителя, секретаря и счетовода, с указанием даты их проставления.
Кроме того, обязательно наличие приложений, содержащих реестр собственников, копию уведомления о проведении собрания с подтверждающим вручение документом (если ранее не договаривались об извещении путем вывешивания заявления на стенде), список присутствующих и приглашенных лиц, бюллетени и иные относящиеся к вопросам общего собрания документы.
Чтобы не допустить ошибок и не поставить под угрозу проведенное собрание можно использовать для голосования информационную систему, например, “Сквер”. В сервисе все процессы автоматизированы и соответствуют Законам РФ.