Как автоматизировать работу юриста и как с помощью этого еще и сэкономить? Представители крупных компаний поделились конкретными примерами внедрения систем автоматизации. Так, собственные разработки СИБУРа позволяют оптимизировать работу юридической службы и решать многие вопросы удаленно, консультировать специалистов на местах в разных предприятиях холдинга – для этого создан единый центр юридической поддержки в приволжской столице.
По словам Егора Трубникова, руководителя правовой поддержки ООО «СИБУР Диджитал», в компании создан портал для взаимодействия бизнеса и юридического департамента, что упрощает процесс обращения в юрслужбу, открывает доступ к востребованным сервисам и документам, сокращает время на поиск решения и экономит трудозатраты юристов. Внедрена система управления делами юрдепартамента, которая отслеживает обращения - обрабатывает запрос и маршрутизирует его, а также позволяет управлять архивом. Применяется программа «Конструктор документов», которая позволяет создавать правильные документы через вопросы-ответы и таким образом упрощает работу с договорами. Есть анализатор договоров – система проверки документов на соответствие требований из чек-листа, что повышает скорость экспертизы, позволяет бизнес-пользователям самостоятельно проверять документов, не проходящие через юристов.
В тему: Может ли искусственный интеллект заменить юристов?
«В системе MS Share Point создан реестр нарушений требований охраны труда и промышленной безопасности. Так, мы внедрили автоматизированное составление претензий о простое вагонов. Раньше данные приходилось обрабатывать вручную, заносить в excel. Из-за этого был высокий процент ошибок, описок, дублирований и пропусков, только этой работой постоянно были загружены несколько человек. Программа обеспечивает автоматическую обработку данных, заполнение шаблонов, ошибки отсутствуют при правильном использовании и корректной информации. Этим занимается один человек», - поделилась опытом Светлана Болотина, юрист компании «Принципиум. Юридические консультанты» (партнер СИБУРа).
ИНТЕРЕСНЫЙ ФАКТ: Благодаря отказу от бумаги и переходу на электронный документооборот в холдинге за 2020 год сэкономили 147 млн руб., 4 млн листов бумаги и спасли 618 деревьев.
«Цифровизация всех процессов в компании Knauf потребовала принятия ряда локальных актов, что позволило оптимизировать работу юристов. Я, как юрисконсульт завода в Дзержинске, согласую договоры из других регионов – Иркутска, Краснодара и т.д. Маркетинговые службы в холдинге не имеют штатных юристов, им помогают согласовать договоры специалисты с других предприятий холдинга», - объясняет главный юрисконсульт «КнауфГипс Дзержинск» Юлия Мельникова.
В компании используют электронную систему согласования договоров на платформе Docsvision, что позволило оптимизировать и стандартизировать работу по составлению и обработке документов. Чтобы внедрить программу, в холдинге ввели положение о договорной работе, где прописаны критерии, от которых зависит маршрут согласования договора. Например, если на площадке присутствует подрядчик, тогда потребуется дополнительная виза службы охраны труда. Учитывают сумму договора – от этого зависит, нужно ли согласовывать с финслужбой. Обязательные типовые условия включили в договоры подразделений Knauf во всех регионах страны, что позволило минимизировать налоговые риски, соблюсти все требования антикоррупционной политики компании, защиты персональных данных, антимонопольного законодательства. К слову, внедрение этой системы позволило организовать работу на удаленке в период пандемии за один день, подчеркнула Юлия Мельникова.
Источник: ассоциация юристов Нижегородской области.
