Командировка - поездка работника в другой город, страну для выполнения служебных заданий работодателя. Не считается командировкой работа, которая носит разъездной характер, например, водитель, курьер.
При направлении работника в командировку руководитель издает приказ, выплачивает аванс и суточные. В течение 3-х дней, с момента возвращения, командируемый отчитывается за потраченные деньги путем оформления авансового отчета. Если потраченных денег окажется меньше, полученного аванса, излишек возвращается работодателю, если потрачено больше - перерасход денег возмещается работнику.
Для командируемого главное в командировке сохранять все чеки, посадочные талоны, проездные билеты и прочие документы, подтверждающие свои расходы. Подтверждению подлежат все расходы, кроме суточных. Суточные выдаются на личные нужды работника, например, питание. Размер суточных ограничен законом и составляет 700 рублей в день - для разъездов в пределах нашей страны (РФ) и 2 500 рублей - для заграничных командировок(статья 217 НК РФ). Личные расходы сверх этих норм признаются доходом работника и облагаются страховыми взносами и НДФЛ.
Документы, подтверждающие основные виды расходов в командировке:
Аренда жилья
Арендовать жилье может как работодатель, оплатив со счета компании, так и работник самостоятельно. Главное после проживания забрать подтверждающие документы, договор найма, акт приема-передачи, счет-фактуру. Распечатать платеж с личной карты, сделать распечатку брони или ваучера, чек об оплате и т.д.
Проезд
В случае онлайн покупки билета на самолет, поезд или автобус, обязательно сохранить электронные чеки. Если вы летите на самолете сохраните посадочный талон. Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек на трансфер или такси.
Другие расходы
Например, мобильная связь, интернет. Конкретный перечень расходов в организации определяется положением о командировках.
Важно помнить, что не все расходы работодатель вправе возместить. Не включаются в командировочные расходы:
- обслуживание в барах, ресторанах;
- услуги оздоровительных учреждений (бассейны, спортзалы, спа-центры) при гостинице, где проживает командируемый;
- покупка одежды, сувениров и прочие расходы, не относящихся к цели поездки.