Вслед за трудовыми книжками в электронный вид переводятся трудовые договоры, заявления на отпуск и другие документы сотрудников. Разбираемся, кому, когда и что нужно перевести?
Почему нельзя оставить HR-процессы на бумаге?
Пандемия и вынужденный переход на удаленку показали несостоятельность бумажных документов. Как ознакомить несколько сотен сотрудников с приказом под подпись, если они работают из дома? Как спланировать график отпусков и написать заявления? – с этими вопросами столкнулись кадровики и ответов не находилось.
Законодательство тоже было не готово, хотя позади был первый эксперимент Минтруда 2018-го. Хотя многие компании и до локдауна сокращали бумажные процессы и использовали для ознакомления с приказами простую электронную подпись в соответствии с 63-ФЗ.
Государство пока не дает прямого указания на перевод всех кадровых документов в цифру, но уверенно движется в этом направлении. Об этом непрозрачно намекают второй Эксперимент Минтруда, появление электронных трудовых книжек и больничных листов.
407-ФЗ уже разрешает сотруднику использовать любую электронную подпись для всех документов, кроме трудовых договоров.
Как подготовиться к переходу в цифру?
Планомерно. Оцените возможные выгоды и риски от перевода. Составьте перечень кадровых документов, с которыми работают у вас в компании, узнайте, как их оформлять, какой вид подписи применять, какую систему лучше выбрать для цифровизации и как вести документооборот с дистанционными сотрудниками.
#цифровизация #кадровый документооборот #кадровое делопроизводство #электронная трудовая книжка #электронная подпись #минтруд рф #hr #электронный документооборот #технологии #электронный больничный