Организация труда в колледже или институте не такая, как на работе. Бывшие студенты иногда бывают сильно изориентированы, ведь у них нет четкого расписания, что и когда делать. Во время учебы все было четко спланировано: расписание лекций и факультативов на доске объявлений и на сайте, по каждому предмету список литературы для самостоятельного изучения, специально обученные сотрудники, к которым можно обращаться за помощью.
Когда бывший студент устраивается на работу, он получает относительную свободу в выборе текущего занятия и одновременно на него сваливается хаос из срочных задач, непрочитанных писем, списка запланированных встреч с партнерами и неразобранных внутренних документов от коллег.
Чтобы работать эффективно и не тратить свою энергию на пустые дела, имеет смысл научиться организовывать задачи, держать в порядке электронку и текущие проекты. Даже когда вас тянут в разные стороны 10 разных срочных дел, можно и нужно оставаться собранным и максимально оргпнизованным в течение дня.
А теперь давайте разберемся, что действительно помогает в работе.
Электронная почта
Почтовый ящик обычно заводят вынужденно, например, для подтверждения регистрации в социальной. Для школьника электронная почта не настолько актуальна, как для студента. Необходимость завести электронку появляется с возрастом, когда нужно, например, указать адрес электронной почты при регистрации в онлайн-магазине или на сайте Госуслуг.
Некоторые люди не заводят почту до первого курса института, когда появляется необходимость получать расписание занятий и отправлять студенческие творческие работы преподавателю. После окончания учебы человек размещает резюме на специализированных сайтах, где при регистрации тоже требуется указать электронную почту.
Взгляните на свой электронный рабочий ящик. Что вы видите? Если в вашей почте настроена автоматическая сортировка входящей корреспонденции, каждому письму присвоена степень важности, в конце письма автоматом проставляется ваша подпись и контакты, смело ставьте + в комментарии и переходите к следующему пункту.
Анархия - мать порядка
Почтовый ящик с огромным количеством спама, бесполезных оповещений от соцсетей и предложениями срочно купить новую кружку с USB подогревом содержимого вряд ли станет эффективным инструментом и помощником в вашей работе.
Начините наводить порядок с создания папок. К примеру, поделите все входящие на "Работа" и "Отдых", сделайте отдельные папки для оповещений интернет-магазинов, сайтов госуслуг и т.д. Для каждого отдела на работе создайте свою подпапку, пусть туда приходят электронные письма от ваших коллег. Если вы используете личную почту для переписки с контрагентами, создайте отдельную папку для входящих писем от партнеров и клиентов компании, в которой работаете.
Настройте автоматическую сортировку входящих писем, тогды вы точно будете знать, где что искать в своем почтовом ящике. Вы можете создать правила для электронных писем от определенных отправителей, тогда письма будут попадать в отдельные папки. Это даст вам преимущество в виде отсортированных по количеству, важности и дате получения писем, а также сосредоточит ваше внимание на более важных письмах.
"Ага, товарищ Иванов просит выставить счет, значит, ему понравилось наше коммерческое предложение!" - радостно подумаете вы и перешлёте письмо в соседний отдел, предварительно добавив в тему "Срочно!"
Если вы пользуетесь Outlook, смело синхронизируйте письма и текущие задачи. Используйте цветные ярлычки, чтобы помечать важность писем и задач. Например, красная категория будет означать экстренную срочность, желтый ярлык можно присвоить текущим не срочным делам, в зеленую категорию отправляйте сделанные или отложенные на некоторое время задачи.
Еще можно создать категории для текущих проектов и сложных задач.
Приятно вовремя сдавать отчеты, реализовывать намеченные цели, в общем, идти в ногу со своими планами. Вот категории, которые можно создать в напоминаниях и пометить цветом:
- общая - сделаю когда-нибудь на этой неделе,
- еженедельная - сделаю когда-нибудь на этой неделе, (сортируется каждый понедельник),
- ежедневная - для ежедневных рутиных дел, таких, как ежедневные отчеты,
- текущие проекты - для задач с дедлайном,
- мои проекты - для задач без четкого дедлайна, над которыми можно работать в свободное от срочных дел время.
Такая организация труда помогает идти в ногу с текущими задачами, сдавать проекты во время, не подводить коллег и эффективно справляться с работой. Можно легко ориентироваться в большом объеме дел, выбирая задачи по степени срочности.
Помимо Outlook есть и другие планировщики задач, синронизированные с вашей почтой. В некоторых бесплатных почтовых сервисах уже есть календари-напоминалки, которые могут напомнить о событии (день рождения, встреча), дедлайне (через два часа сдавать проект), отправить письмо-напоминание контрагенту.
В воскресенье вечером, перед тем, как начать готовиться ко сну, пробегитесь по списку задач на неделю, посмотрите, что можно вычеркнуть, что вписать, что перенести. Тогда вы сможете эффективно планировать каждый час своего рабочего времени, вовремя обедать и не засиживаться в офисе допоздна.
Наведите порядок на своем рабочем столе
Есть такая английская поговорка: A messy desk = messy mind, что означает в переводе "Грязный стол = грязный ум". Как насчет порядка на вашем рабочем столе?
К счастью, мы постепенно переходим к электронному документообороту, столы, заваленные кипой бумаг уходят в прошлое.
Ежедневно просматривайте ящики своего стола, уничтожайте в шредере старые ненужные бумаги, исписанные блокноты, устаревшие и потерявшие актуальность документы. Удивительно, сколько ненужного можно накопить за одну рабочую неделю!
Ящики рабочего стола также нуждаются в ежедневной уборке. Во время рабочего процесса мало кто обращает внимание, на то, куда кладет письменные принаждежности, скрепки, бумаги для заметок. К пятнице ящики рабочего стола могут оказаться заваленными ненужным хламом или чужой канцелярией.
Потр атьте немного времени на то, чтобы организовать хранение ваших письменных принадлежностей и расходных материалов, определите каждому предмету свое место, а каждому ящику свое назначение. Аккуратное хранение предметов позже сыграет вам на руку, когда срочно понадобится тот или иной материал, степлер, например, или штемпельная краска.
Как только вы привыкните класть вещи на свои места и наводить порядок на своем рабочем простанстве еженедельно, вам станет намного легче оставаться максимально организованным человеком на работе.
Сохраняйте рабочее пространство чистым
Старайтесь сохранять свое рабочее место чистым. Некоторые люди считают, что хаос рабочего стола признак того, что работа кипит. Отнюдь! Творческий беспорядок нельзя путать с постоянным бессистемным хаосом рабочего пространства. Первый относится к процессу создания какого-либо произведения, второй - отвлекает, раздражает, заставляет тратить время на поиск инструментов, документов, гаджетов и т.д.
Поддержание чистого рабочего пространства поможет вам выглядеть более собранным и компетентным сотрудником. Не ленитесь, потратьте время на то, чтобы упорядочить инструменты, ведь немного погодя вам зачтется ваш труд, вы сможете избежать ненужного стресса и покажете себя перед коллегами и начальствомс лучшей стороны.
P.S.
Процессу создания эффективной системы организации тоже нужно учиться. Читайте полезные статьи, пробуйте новые методы организации, советуйтесь с друзьями, коллегами и специалистами, поддерживайте порядок в своем виртуальном и физическом мире и ваша трудовая жизнь изменится к лучшему!
Вы будете чувствовать меньше нервного напряжения, когда сможете легко находить нужные вещи и материалы, контролировать процессы выполнения задач и следить за дедлайном.
Да пребудет с вами вдохновение, когда начнете разбирать свои завалы ибо постигнет вас упоительное чувство свободы по окончании трудов!
(по материалам интернет-издания kirstenmsimon.com)
#стильжизни #VALSProject #ценностиистильжизни #организациятруда #бытмаркетолога #маркетинг #буднимаркетолога