На небольших предприятиях часто кадровые функции выполняет бухгалтер. Что нужно знать, оформляя или увольняя сотрудника? Какие документы необходимо взять с работника при приёме на работу, а какие выдать при увольнении? Какие отчёты обязательны при приёме и увольнении? Отвечаем на эти вопросы.
Если на вашем предприятии есть кадровый специалист, который занимается всеми вопросами приёма и увольнения сотрудников, вам повезло и вам не нужно искать ответы на поставленные выше вопросы.
Если такого специалиста нет, и заниматься кадрами приходится вам, совмещая бухгалтерские и кадровые функции, тогда вам поможет следующая информация.
Приём на работу
При приёме на работу сотрудник пишет заявление на имя директора, с указанием должности и даты приёма на работу. Это заявление визирует директор или другое ответственное лицо.
С работником заключается трудовой договор и издаётся приказ о приёме на работу, с указанием:
- даты и номера приказа,
- даты приёма на работу,
- даты и номера трудового договора,
- должности и особенностей труда (основное место работы или дополнительное, размер ставки),
- суммы тарифа или оклада,
- испытательного срока (при наличии)
Трудовой договор составляется в 2-ух экземплярах и подписывается работодателем и работником, работник указывает письменно (на экземпляре работодателя), что свой экземпляр договора он получил на руки.
Приказ о приёме на работу подписывается руководителем и работник ставит подпись в том, что с приказом он ознакомлен.
При приёме на работу с сотрудника необходимо взять следующие сведения и документы:
- Паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения, дата рождения, адрес регистрации) – можно снять копию с паспорта
- СНИЛС – можно в виде копии
- ИНН – можно в виде копии
- Трудовую книжку
- Справку о заработке за 2 предшествующих года с предыдущих мест работы - для начисления больничного пособия.
- Справку 2-НДФЛ с предыдущего места работы – для определения лимита стандартных вычетов по НДФЛ.
- Копию свидетельства о рождении несовершеннолетних детей и заявление о предоставлении вычетов по НДФЛ
- Заявление о перечислении заработной платы на карту банка с реквизитами счёта и банка
- Согласие об обработке персональных данных
- Другие документы по необходимости (диплом об образовании, документ о подтверждении квалификации, военный билет, санитарная книжка и др.)
Увольнение
При увольнении сотрудник пишет заявление с указанием причины и даты увольнения. Заявление визируется руководителем или другим ответственным лицом и издаётся приказ об увольнении.
В приказе указываются дата и номер приказа, трудового договора, действие которого прекращается, должность работника, статья ТК РФ, на основании которой происходит увольнение. Приказ подписывает работодатель, а работник ставит подпись об ознакомлении с приказом.
При увольнении работнику рассчитывается и выплачивается в день увольнения компенсация за неиспользованный отпуск и заработная плата за отработанные дни. Днём увольнения считается последний рабочий день сотрудника.
При увольнении сотруднику выдаются следующие документы:
- Трудовая книжка с записями о приеме и увольнении
- Справка по форме 2-НДФЛ
- Справка по форме 182-н о доходах за два предыдущих года работы для начисления больничных пособий
- СЗВ-М за месяц увольнения по сотруднику
- СЗВ-СТАЖ по сотруднику
- Копия раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчёта по страховым взносам за последний квартал в форме выписки по сотруднику
- Справка о среднем заработке за последние 3 месяца – для предъявления в центр занятости, если работник захочет встать на учёт и получать пособие по безработице
ВАЖНО! При приёме и увольнении работодатель обязан подать в Пенсионный фонд отчёт по форме СЗВ-ТД (в ред. Постановления Правления ПФР от 27.10.2020 г. №769п). Срок подачи – не позднее дня, следующего за днём приказа о приёме на работу или увольнении. В связи с этим, наиболее удобно составлять приказы в день увольнения или принятия на работу. Штраф за несвоевременное предоставление отчёта от 300 до 500 рублей, возлагаемый на должностное лицо работодателя.
Материал подготовила Ирина Мактаз, главный бухгалтер, эксперт в области бухгалтерского и налогового учета
Оригинал статьи - на нашем сайте
Если Вам понравилась статья, ставьте лайк, подписывайтесь на канал "Все для бухгалтера" и жмите на колокольчик, чтобы не пропускать новые материалы. Спасибо!