Тягомотина с передачей документов достанет кого угодно. Иногда ее считают главным минусом бухгалтерского аутсорсинга: «Это ж документы по описи передавать каждый раз! Проще самому вести или нанять в штат главбуха — пусть всё будет на месте».
Если вы из тех, кто считает, что в 21 веке без описи бухгалтерских документов при передаче никак, мы вас разочаруем — ваши убеждения устарели лет на 10. Далее объясняем почему, как было раньше и как это можно сделать сейчас.
Для чего придумали описи
Еще лет 15-20 тому понятие «аутсорсинг» было диковинкой, удаленным бухучетом занимались в основном аудиторские конторы, а первичные документы передавались строго на бумаге по почте или курьером. И вопрос об их сохранности стоял остро.
Представьте, если сейчас иногда «теряются» документы, присланные по электронной почте, то что говорить о пересылке Почтой России!
Восстанавливать утерянный оригинал — дело муторное, особенно если фирма сотрудничает с подрядчиками по всей стране. А если партнер находится за рубежом? Процесс может затянуться на месяцы. Кому это понравится?
Если честно, то не всегда почта виновата. И «теряют» бумаги не только бухгалтеры. Случается, что клиент что-то не дал, или директор запамятовал передать главбуху, хотя свято уверен в обратном. Как подстраховаться от «безвременной утраты»?
Для этого и придумали описи — перечни, которые подтверждают факт передачи комплекта документов при перемещении бумаг внутри компании или передачи их сторонней организации.
Как происходит передача документов по описи
Опись бухгалтерских документов — это «сказка на нескольких листах». 5, 7, 10 страниц описи — это не предел.
Перечень должен содержать обязательные реквизиты каждого документа с указанием количества листов и экземпляров. Поэтому передача по описи — занятие не для слабонервных. Сначала одна сторона пыхтит и составляет, а потом вторая с таким же упорством и терпением должна все это сверить.
Особая форма мести у некоторых бухгалтеров в случае, если клиент уходит не по-хорошему, – перемешать исходники в произвольном порядке уже после составления описи.
То есть, опись составлена, все на месте, а ты — неласковый клиент — делай, что хочешь. Хочешь — принимай все на веру, хочешь — сиди и проверяй все это хоть целую ночь. Новому главбуху ничего не остается, как проверять список до последней бумажки, иначе за любую пропажу придется отвечать.
На дворе 2021, а вы все еще используете описи?
Начиная примерно с 2010 года ситуация поменялась — документы начали активно пересылать электронкой и главбухи на аутсорсинге смогли вздохнуть с облегчением.
Десятилетие спустя, подавляющее большинство бухгалтеров не просто активно пользуются ЭДО и электронной почтой — появился новый тренд — отправка пакетов документов через мессенджеры.
Так работают не только аутсорсеры. Контрагенты спокойно заключают договора на сотни тысяч рублей по электронке.
Работать «без бумаг» – это не просто тренд, а прямая выгода для бизнеса. Компания оптимизирует бизнес-процессы работы с документами и экономит два важных ресурса:
- время на обработку и отслеживание бумажных документов по всей цепочке,
- деньги – на бумагу, печать, почтовые расходы и курьеров.
И при этом полностью остается в поле закона – защищена в налоговой, судах и в отношениях с контрагентами и клиентами.
И даже странно слышать, что кто-то все еще продолжает настаивать на длинных списках описей и передаче всех документов на бумаге. А может все намного проще и эти люди просто искренне любят теплое ламповое общение и… описи?
Кстати, мы в Профдело знаем, как сделать весь документооборот безбумажным — без ЭДО, ЭЦП, а с одним только емейлом. Как это работает и почему выгодно, узнайте на сайте.
#бухучет #бухгалтерский учет #бухгалтерские услуги #главбух #документооборот #эдо #эцп