Для учёта личных договоров я испробовал всевозможные программы.
Excel/Google Spreadsheet
Формат хранения договоров в "экселе" потребует от вас создание специально заведенных листов. Каждый договор придется переписывать вручную. Отдельной проблемой будет хранение. Доверите ли вы облачному хранилищу от Microsoft или Google свои важные данные? - Вопрос на который каждый ответит по-своему.
Плюсы
- Поддержка расширений через подключаемые плагины. Можно попытаться найти удобный плагин специально для задачи.
- Качественное решение. Эти таблицы сделали гиганты рынка, они хорошо протестированы и отлично работают.
- Наличие бесплатных шаблонов в интернете. Кроме плагинов, можно скачать так называемые темплейты, что ускорит процесс заполнения данными.
Недостатки
- Проприетарная лицензия. Вы никогда не узнаете что передается в облака Microsoft/Google через их аналитику.
- Стоимость лицензии. Решение Office 365 стоит $109 в год.
- Высокий порог входа. Требуется привыкнуть к табличному отображению данных.
- Неудобно прикреплять фотографии.
1С: Предприятие
Отечественная база договоров созданная для предприятий. Имеет все необходимое для хранение договоров российского производства. Но что насчет удобства для пользователя? - Программа скорее всего потребует обучения.
Плюсы
- Все шаблоны российских договоров из линейки 1С: Предприятие.
- Мощная и проверенная программа с возможностью настраивать собственные бэкапы.
- Возможность согласований договоров.
- Имеется специальный язык программирования 1С для упрощения тяжелой настройки.
- Наличие мобильных приложений.
Недостатки
- Высокий порог входа. Зачастую потребуется пройти курсы квалификации чтобы не "утонуть" в запутанном интерфейсе программы.
- Стоимость лицензии составляет от 3000 рублей.
Dropbox
Структурировать личные документы можно самостоятельно, используя хранение текстовых документов и изображений, в специально созданных директориях по имени договора. Сервис Dropbox и Paper способны автоматизировать этот процесс, сделав его более удобным. Но достаточно ли этого удобства широкому кругу пользователей?
Плюсы
- Гибкое структурирование директорий и файлов как захочет пользователь.
- Наличие программ третьей стороны расширяющих возможности Dropbox.
- Удобная интеграция для всевозможных операционных систем.
Недостатки
- Неудобный поиск. Искать можно только по названия файлов.
- Необходимо выгружать оффлайн каждый отдельный документ.
- Нет единой формы директорий, пользователю требуется самостоятельно позаботиться о формате.
"Ваша база договоров" - archive.gotointeractive.com
Удобство хранения договоров это всегда компромисс. Каждая из вышеобознченных программ либо запутана, либо сложна, либо дорогая. Поэтому я решил написать собственную бесплатную программу для учета договоров.
Плюсы
- Работа полностью оффлайн. Ваши данные не уйдут никуда без вашего позволения.
- Поддержка всех мобильных устройств. Используя возможности веб-платформы программу можно запускать на любом телефоне с любым браузером.
- Четкая структурируемость договоров. Я взял самые важные критерии и объединил их в один вид: ничего лишнего, только то, чем вы действительно воспользуетесь.
- Поиск по вхождению типа договора. Обеспечить поиск договора чрезвычайно важная задача если их становится много. Для этого используется поиск по вхождению начала фразы для типа договора.
- Импорт и экспорт базы данных, включая импорт и экспорт в Dropbox. Так как база данных хранится исключительно в браузере, то потеря доступа к браузеру или очистка кэша может удалить все контакты. Чтобы этого не произошло я подключил Dropbox. Теперь экспортировать базу данных можно в пару кликов.
- Бесплатная лицензия. Благодаря лицензии, программу "Архив Договоров" можно модифицировать под свои нужды. Для этого вы можете воспользоваться контактом создателя программы.
Недостатки
- Сервис не имеет встроенный поиск наименований организаций и физических лиц, что увеличивает время для создания архива документа.
- Нет встроенных шаблонов.
- Мелкие функциональные недостатки, например, невозможность выбрать время окончания контракта.