Аннотация: В статье рассматривается специфика проведения аудиторской проверки в зависимости от целей и задач, реализуемых в ходе аудита. Так же описаны особенности реализации аудита, этапы проведения и несоответствия с которыми сталкиваются аудиторы в ходе реализации программы аудита.
Ключевые слова: аудит, аудитор, аудиторская проверка, объективные свидетельства, корректирующие воздействия.
Для поддержания эффективного функционирования системы менеджмента качества на предприятии необходимо регулярно получать достоверную информацию о функционировании системы.
Свидетельства для анализа системы формируется в результате проведения аудита. Аудит или аудиторская проверка – это систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств в форме наблюдений и их объективной оценки с целью определения степени выполнения требований международных стандартов серии ISO, государственных регламентов, внутренних стандартов предприятия, а также с целью оценки эффективности работы подразделения.
Как определено в международном стандарте серии ISO 19011:2018 – «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента», аудит представляет собой систематический, независимый и документированный процесс получения аудиторских доказательств (записей, фактических данных или другой информации, которые являются релевантными и поддающимися проверке) и объективной оценки для определения степени выполнения критериев аудита (набора политик, процедур или требований).
Существует три отдельных типа аудита: продукт (который включает в себя услуги), процесс и система. Аудиты так же классифицируют в соответствии с их назначением или стороной, проводящей аудит. Различают внутренний или внешний в зависимости от взаимоотношений между участниками. Внутренний аудит проводится сотрудниками проверяемой организации. Внутренние аудиты часто называются аудиторскими проверками первой стороной, тогда как внешние аудиты могут проводиться второй, либо третьей сторонами.
Рассмотрим более подробно виды аудита:
- Аудит продукта - проверка конкретного продукта или услуги на соответствие требованиям.
- Аудит процесса - проверка работы процессы в установленных пределах. Он оценивает работу или метод на основе заранее определенных инструкций, или стандартов для измерения соответствия этим стандартам и эффективности инструкций.
- Системный аудит – аудит, проводимый по системе управления. Его можно охарактеризовать как документированную деятельность, осуществляемую с целью проверки путем изучения и оценки объективных доказательств того, что применимые элементы системы являются надлежащими и эффективными и были разработаны, документированы и внедрены в соответствии с указанными требованиями и в сочетании с ними.
- Внутренние аудиты «аудит первой стороной», проводятся обычно самой организацией или от ее имени для внутренних целей и могут служить основанием для декларации о соответствии.
- Внешние аудиты «аудитами второй стороной» или «аудитами третьей стороной». Аудиты второй стороной проводятся сторонами, заинтересованными в деятельности организации, например, потребителями или другими лицами от их имени. Аудиты третьей стороной проводятся внешними независимыми организациями. Эти организации осуществляют сертификацию или регистрацию на соответствие требованиям стандартов
- Если системы менеджмента качества и экологического менеджмента подвергаются аудиту одновременно, это называется «комплексным аудитом».
- Если две или несколько организаций проводят совместно аудит организации, это называется «совместным аудитом».
Рассмотрим этапы проведения аудита:
- Подготовительный этап аудита начинается с решения о проведении аудита. Подготовка заканчивается, когда начинается сам аудит.
- Производительность аудита. Это часть процесса сбора данных аудита и охватывает период времени от прибытия вместо проведения аудита до завершения совещания. Он состоит из мероприятий, включая управление ревизией на местах, встречу с аудитором, понимание процесса и системы контроля и проверку того, что этапы контроля работают, общение между членами группы и общение с аудитором.
- Аудиторская отчетность. В докладе должны содержаться правильные и четкие данные, которые будут эффективными в качестве управленческой помощи в решении важных организационных вопросов. Процесс аудита может завершиться, когда отчет будет издан ведущим аудитором или после завершения последующих действий.
- Последующая деятельность по аудиту и его закрытие - В соответствии с пунктом 6.6 стандарта ISO 19011 “аудит завершается, когда все запланированные аудиторские мероприятия были проведены или иным образом согласованы с заказником аудита.
Существуют некоторые наиболее важные особенности аудита. Их можно описать следующим образом:
- Аудит – это систематический процесс, который следует за последовательностью мероприятий, которые логичны, структурированы и организованы.
- Аудит – это трехсторонние отношения, так как в процессе аудита участвуют три стороны, акционеры, менеджеры и аудиторы.
- Аудиторский процесс, требует сбора доказательств, то есть финансовых и нефинансовых данных, и их изучения.
- Доказательства должны быть оценены с точки зрения установленных критериев.
- Аудиторы дают гарантии, что в ходе проведения проверки были получены адекватные свидетельства, на основании которых можно делать выводы о работе системы. Однако предмет может существенно отличаться, например – данные, система или процессы.
Проведение внутреннего аудита системы менеджмента качества, с заданной периодичностью, регламентировано международным стандартом серии ISO 9001 «Системы менеджмента качества».
Рассмотрим подробнее основные задачи при проведении внутреннего аудита:
- Установление соответствия деятельности и ее результатов в системе менеджмента установленным требованиям;
- Анализ и устранение причин выявленных несоответствий;
- Предотвращение появления несоответствий, влияющих на ухудшение качества продукции;
- Подтверждение выполнения корректирующих действий;
- Оценка эффективности функционирующей системы менеджмента;
- Установление степени понимания персоналом целей, задач и требований, установленных документами системы менеджмента;
- Определение путей дальнейшего совершенствования системы менеджмента в целом и в отдельных ее процессах.
Проанализировав задачи внутреннего аудита можно сделать вывод, что данный инструмент системы менеджмента качества нужно рассматривать как элемент обратной связи системы, позволяющий получать достоверную информацию о работе системы и проводить своевременно корректирующие воздействия, а также реализовывать комплекс предупредительных мероприятий для недопущения возникновения несоответствий.
Однако, несмотря на регламентированность процесса внутреннего аудита – это процесс, к которому многие руководители не относятся серьёзно, считая, что он только отнимает время и не приносит должных результатов. Такое пренебрежительное отношением к возможности достоверного анализа системы ставит под сомнение функционирование всей системы менеджмента, так как основой для нее служит принцип постоянного улучшения, реализация которого невозможна без получения адекватных свидетельств обратной связи системы.
Кто виноват – и что делать излюбленные вопросы русских классиков. Процесс внутреннего аудита должен проводиться не с целью выявления и наказания виновных в несоответствиях, а с целью введения предупреждающих воздействий на систему для недопущения появления несоответствий и как следствия потерь предприятия.