Как было упомянуто ранее продвинутые закупщики используют Электронную Торговую Площадку. Что это такое и с чем его едят.
В свое время автор этих строк проводил модернизацию систему закупок в серьезной энергетической компании. Задачи поставленная Акционерами компании были просты как удар кирпичом:
1.Вывести закупки из сумрака.
2 .Оптимизировать количество персонала.
3.Закупить материалы и услуги в рамках утвержденного бюджета с ростом не более 5%.
С первой задачей справились относительно легко: создали Годовой План Закупок , разместили его на собственном сайте. Четко обозначили что и когда будем покупать, обозначили максимальные цены по которым будем закупать. Обязательным условием было то , что выше указанных цен в принципе ничего не закупалось. Все бы хорошо, но пошел огромный вал предложений очень сильно растянутый по времени , по источникам получения ( бумажная , электронная почта , масса уточняющих запросов , предложений которые были завязанные на порядке и способе расчетов. Предложения с более лучшими характеристиками. Почти во во всех предложениях стояла скромная приписка : "Срок действия предложения столько-то дней". Переработать такой объем информации было очень сложно, трудно и трудовых ресурсов явно не хватало. Встал вопрос о том, как сделать так чтобы еще заинтересованные Поставщики еще и цену снизили. Началась свистопляска с перепиской и обработкой корреспонденции, расчетов выгоды в предстоящих сделках. Решили в качестве пробного шара разместить запрос предложений на одной из самых дружелюбных в части общения и модернизации процедур под интересы Заказчика ЭТП. Тем более на тот момент времени в арсенале ЭТП были продукты позволяющий провести закупочную процедуру с конкурентной переторжкой .Это был не аукцион. Аукцион с его жесткими правилами и параметрами описанными в ГК РФ не подходил. Параметров по которым проводилась оценка предложения было несколько. Соответственно для оценки предложения разработали математические формулы увязывающие между собой все ключевые параметры предлагаемого товара.(На тот момент это был товар.)
Результат которые получили был просто ошеломляющий. Получили протокол в котором были ранжированы предложения всех участников закупочной процедуры по цене. Далее применив математику составили таблицу предложений увязанных по расчетной цене. Выбрали самое выгодное предложение. Оно было не самым низким по цене, но самым выгодным по срокам оплаты , срокам поставки и составу ключевых компонентов. На выходе цена была на 7% ниже стартовой , но в объеме закупок количество товара снизилось на 20% по году без уменьшения плана производства.
Обращение на ЭТП сократило время обработки информации, принятия решения, заключение договора. Воодушевленные таким успехом произвели перерасчет загрузки персонала. В итоге количество персонала сократили вдвое, но отстояли с некоторыми потерями ФОТ. Зарплата персонала выросла на 45 %. Перестали оставаться после окончания рабочего дня и работать в выходные дни. Постепенно перешли на 100% закупки через ЭТП. Полностью прекратили прием предложений вне ЭТП. Исчезла необходимость оправдываться перед СБ(Служба Безопасности). Поставщики прошедшие через сито ЭТП были абсолютно прозрачными и лояльными. Цены действовали до окончания действия договора. Все три задачи Акционеров были выполнены. Дополнительно ввели систему электронного документооборота. Процесс закупок стал полностью сквозным и завязанным на нужды внутреннего Заказчика в рамках утвержденных бюджетов.
Процесс перевода закупок на ЭТП нельзя назвать простым и безболезненным, но только он гарантирует управляемость и прозрачность закупок.
Далее поговорим об ЭКОСРЕДЕ или умных закупках.