Почувствуй боль бухгалтера: неумолимо приближается сдача отчётности за год, бумажная текучка и не думает заканчиваться, а коллеги безрезультатно пытаются её победить. Противоположенная картина: все работы отдела спланированы, задачи делегированы сотрудникам, а бизнес-процессы цифровизированы. Думаем, мы знаем, какой вариант вы бы выбрали. Далее расписываем 4 простых шага, которые помогут выстроить бухгалтерию мечты.
Шаг №1: планируем
Когда все задачи «разложены по полочкам», то управлять бухгалтерией становится в разы проще. В планировании вам помогут три принципа:
- Записывайте цели отдела. Лучше делайте это в электронном формате, чтобы было удобно вносить корректировки и отслеживать показатели.
- Планируйте занятость на день/неделю/месяц. Если рабочие встречи будут зафиксированы в календаре, то вы сможете более точно определить свою загрузку.
- Выделяйте подзадачи. Если у вас намечается крупный долгосрочный проект, лучше продумать его пошаговое выполнение – назначить ответственных и дедлайны.
Шаг №2: делегируем
Если вы главбух, который ежедневно разгребает горы рутинных задач, то пора всерьез задуматься о делегировании. Это не значит, что вы просто взвалите груз текучки на плечи своим сотрудникам. При распределении задач между специалистами отдела стоит ориентироваться на их профессиональные характеристики и сильные стороны. Какие задачи решает этот шаг:
- уменьшает загруженность главбуха;
- повышает процент выполнения показателей отдела;
- мотивирует сотрудников на новые свершения.
Шаг №3: мотивируем
Один из главных двигателей прогресса в бухгалтерии – мотивация. Чаще всего при произношении этого слова в голове возникает образ денег, но на самом деле это понятие гораздо шире и включает разные виды поощрения. Вот некоторые из них:
- финансовая мотивация: это выплата премий, повышение заработной платы, материальные подарки и ценные услуги;
- похвала: когда поощрение выражается в эмоциональной форме;
- мотивация со знаком минус: когда за невыполнение сотрудником задач предусмотрены взыскания, например, лишение премии.
Шаг №4: цифровизируем
Если бумажный поток документов в компании каждый день исчисляется десятками и сотнями экземпляров, то оптимизировать работу бухгалтерии нужно с привлечением систем цифровизации документооборота. Это упростит согласование и визирование первички, а также позволит работать в дистанционном формате, а то мало ли что.
Отказ от бумаги — это не только экологично, но и:
- экономично: не нужно печатать документы и содержать их архив;
- быстро: договоры больше не будут согласовываться месяцами;
- безопасно: оригиналы от контрагентов не будут теряться по пути к вам;
- удобно: можно быстро найти нужный документ в электронном архиве и подготовиться к проверке.
4 последовательных шага помогут оптимизировать работу бухгалтерии и повысить ее эффективность.
#бухгалтерия #цифровизация документооборота #бухгалтерский учет