Эффективное использование трудовых ресурсов – тренд последних лет в логистической сфере. Компании осознали, что автоматизация управления персоналом позволит повысить производительность, оптимизировать затраты на учете и табелировании и сократить время менеджмента на сопровождение вывода аутсорсинга и формирование отчетов и актов. На рынке существуют решения, которые закрывают эти задачи – системы класса Workforce management (WFM).
WFM – это класс автоматизированных систем управления персоналом, который работает в связке с WMS и ERP. Обычно WFM включает в себя прогнозирование потребности в персонале, планирование оптимальных графиков работы, учет рабочего времени, автоматизированное табелирование и модуль по работе с аутсорсинговыми агентствами. Решение уже применяется в ритейле, колл-центрах, банках и производствах. Следуя запросам компаний из логистической сферы, системы WFM адаптировались под специфику и задачи и активно пилотируются в ведущих компаниях.
Разберемся, чем полезны системы WFM для логистической отрасли:
- В первую очередь компании получают единую автоматизированную систему планирования и управления внутренним и внешним персоналом, которая позволяет в режиме реального времени управлять графиком, вносить корректировки и измерять ключевые метрики по персоналу. Причем управлять можно как несколькими логистическими объектами одновременно, так и одним конкретным
- Значительно сокращается время обработки и корректировок графика, появляется визуализация изменения метрик при невыходе сотрудников – процент утилизации и покрытия
- Появляется возможность учитывать индивидуальные характеристики каждого отдельного складского объекта или распределительного центра при планировании сотрудников
Комплексное решение задач логистической отрасли
Помимо планирования графиков работы WFM включает в себя и другие важные продукты управления внутренним и внешним персоналом:
- биометрический учет рабочего времени всех категорий сотрудников
Система представляет собой устройство с сенсорным экраном и ПО, интегрированное с основной системой WFM. Когда сотрудник приходит на работу или уходит оттуда, он должен подойти к устройству и выбрать на экране пункт «Приход» или «Уход» соответственно. Передача данных происходит по мобильной связи или WiFi. Причем в базу можно заносить не только собственных сотрудников, но внешний аутсорсинг.
За распознавание лиц отвечает обычная и инфракрасная камеры. Убедившись, что это лицо живого человека, а не его изображение на бумаге или в электронном виде, система фиксирует время прибытия и ухода данного сотрудника. Таким образом исключается любое мошенничество и отметки о времени прихода или ухода фиксируются с точностью 99%.
Помимо учета рабочего времени система в онлайн режиме готовит отчеты для руководителей, которые включают в себя: план и факт бюджетных часов на год, квартал или месяц; соблюдение нормы производственного календаря ТК РФ; укомплектованность штата; нарушения – ранние уходы и опоздания; учет отгулов; количество изменений графика и причины. - автоматизированное табелирование
Система WFM строит график персонала на будущий месяц на конкретный логистический объект. Построенный график передается в табель в виде планового времени, которое должен отработать сотрудник. Далее при получении отметок от биометрического устройства система сравнивает данные и формирует фактический табель по каждому сотруднику. При этом выплата заработной платы проходит на основании фактического отработанного времени. Такой процесс значительно сокращает время менеджмента на ручные операции, исключает оплату опозданий и ранних уходов и в среднем экономит компаниями 1.5% ФОТ. - работа с внешним аутсорсингом
Помимо собственных сотрудников биометрические системы учитывают и аутсорсинговый персонал. В дополнение к автоматическому учету подключается так называемый «Портал аутсорсинга», который позволяет запланировать смены внешнего персонала и напрямую отправлять запрос в аутсорсинговое агентство. Подобный портал позволяет наглядно учитывать, контролировать выходы аутсорсинговых сотрудников, формировать на основе смен фактический табель и выставлять акты выполненных работ.
Решения класса WFM уже доказали свою эффективность в других сферах бизнеса. В ритейле оптимальное планирование графиков под нагрузку повышает эффективность работы сотрудников до 15% и экономит ФОТ в ТО до 10%. Помимо экономической выгоды компании получают инструмент управления персоналом в постоянно меняющихся условиях, который позволяет стратегически планировать ресурсы и повышать эффективность смежных процессов.