За самозанятых не платят налоги и взносы, не сдают отчеты. Оплату за работу и услуги самозанятого можно учесть как расходы при исчислении налоговой базы. А ещё работодателю не нужно организовывать трудовые отношения и обеспечивать самозанятого ресурсами.
Плюсов в таком сотрудничестве много. Расскажем, как все правильно организовать, чтобы извлечь максимум выгоды и избежать рисков.
Особый режим и его преимущества
Самозанятость удобна для всех участников рынка. Юрлицо или ИП не нанимает сотрудника в штат, экономит на обязательных платежах, учитывает в расходах затраты, не заполняет отчеты. Физлицо работает «в белую», платит налог по сниженной ставке (НПД), получает больше свободы в выборе работы.
Проверка физлица
Проверьте перед началом работы::
Статус самозанятого. Если статус утерян, ФНС обяжет заказчика выплатить НДФЛ и оштрафует до 20% от размера налога.
Наличие трудового договора самозанятого с вами за два последних года. Работать с бывшими сотрудниками на спецрежиме нельзя.
Вид деятельности самозанятого. Физлицо с НПД не может быть агентом, курьером, нанимать сотрудников и работать в рамках простого товарищества. Подробнее о запрещенной работе в 4 ст. 422-ФЗ.
Договор и нюансы
Это договор ГПХ или оферта с физлицом. В нем должны быть условия в отношении конкретных работ/услуг, которые являются временными, целостными и имеют свой результат.
Обязательно отметьте, что исполнитель выбрал налог на профдоход. Это будет подтверждение для бухгалтерии, что самозанятый не платит НДС.
Договор с самозанятым не должен напоминать трудовой. Рабочий график, обязательное посещение офиса, долгосрочное сотрудничество со стабильно закрепленной ставкой, обеспечение ресурсами исполнителя — все это противоречит правилам сотрудничества с самозанятыми. Если налоговая заметит такую «хитрость», компанию оштрафуют.
Добавьте в договор пункт, что самозанятый обязан оповестить вас сразу же, если потеряет свой статус. Налоговой неважно, кто будет следить за соблюдением правил режима, но при нарушениях штраф платить вам. Даже если самозанятый обманул и скрыл факт потери статуса.
Закрывающие документы
Чек — самый важный документ в работе с самозанятым. Его нужно получать по каждой оплате. Самозанятый формирует его в приложении «Мой налог» по правилам закона. Акты необязательны.
Обратите внимание: Недобросовестный самозанятый может изменить сумму в чеке или аннулировать его после предоставления заказчику. Поэтому перед сдачей отчетности, данные лучше перепроверить. А за нарушения подать жалобу на самозанятого в прокуратуру или налоговую (за сокрытие доходов).
Учет расходов
Если у вас УСН «Доходы минус расходы», ЕСХН или ОСНО, вы можете учесть расходы на самозанятого на основании чеков. Чеки нужно хранить, их может потребовать налоговая.
Перезаключение договора
Если ИП переходит на пониженный налог, договор придется перезаключить, если ранее он платил НДС. С физлицом договор не перезаключают.
Потеря статуса
Самозанятый теряет статус, если его доход превышает допустимый лимит или по собственному желанию.
Штраф при нарушении правил работы платить заказчику. Поэтому, как мы писали выше, укажите в договоре, что исполнитель обязан известить вас об уходе с НПД. Кроме этого, вы можете самостоятельно проверять статус перед оплатой.
Подписывайте договор с самозанятым удаленно по правилам закона с помощью сервиса «Подписант». Мы выпустим подпись для физлица бесплатно.