Коммерческая организация утвердила штатное расписание.
Необходимо ли нумеровать штатное расписание?
Если нумерация нужна, то порядковые номера регистрации штатного расписания и изменений к нему устанавливаются последовательно или ведется раздельная нумерация?
Да, штатное расписание должно содержать регистрационный индекс.
Справочно:
штатное расписание организации является одним из документов, определяющих трудовой распорядок для работников и относится к локальным правовым актам организации (т.е. актам, регулирующим трудовые и связанные с ними отношения у конкретного нанимателя) (ст. 194 ТК).
Наличие штатного расписания – документа, имеющего юридическую силу, является обязательным для нанимателя.
Единого порядка составления, оформления и внесения изменений в штатное расписание законодательство о труде не содержит. Наниматель вправе самостоятельно определять порядок составления, оформления и внесения изменений в штатное расписание.
: Штатное расписание относится к организационным документам, и при разработке указанного порядка нанимателю следует руководствоваться общими требованиями к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, установленными Инструкцией.
Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция).
Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов (п. 18 Инструкции):
– наименование организации и (или) структурного подразделения;
– дата документа;
– регистрационный индекс;
– подпись.
Справочно:
регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями (часть вторая п. 47 Инструкции).
Кроме обязательных реквизитов, для придания отдельным документам юридической силы они должны содержать в т.ч. гриф утверждения.
Допускаются 2 способа утверждения документов, при этом оба способа имеют одинаковую юридическую силу (п. 52 Инструкции):
– проставление должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи;
– издание распорядительного документа.
Справочно:
при утверждении штатного расписания посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи гриф утверждения состоит:
– из слова «УТВЕРЖДАЮ»;
– наименования должности лица, включая видовое или сокращенное наименование организации;
– собственноручной подписи должностного лица;
– расшифровки подписи;
– даты утверждения.
При утверждении документа посредством издания распорядительного документа гриф утверждения состоит:
– из слова «УТВЕРЖДЕНО»;
– названия вида распорядительного документа в именительном падеже;
– даты и регистрационного индекса распорядительного документа.
С учетом вышеизложенного штатное расписание, как документ, обладающий юридической силой, независимо от выбора способа утверждения должно иметь регистрационный индекс (т.е. порядковый регистрационный номер) в качестве обязательного реквизита.
При этом наниматель самостоятельно определяет, каким образом будет указываться регистрационный индекс: последовательно с учетом вносимых изменений в штатное расписание или на общих условиях регистрации организационно-распорядительной документации.
Полагаем обоснованным применительно к штатному расписанию указывать последовательный регистрационный индекс (отдельный от регистрации организационно-распорядительной документации, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями).
Справочно:
изменение в штатное расписание целесообразно оформлять при незначительных поправках, а при необходимости комплексных изменений, затрагивающих значительную часть сведений, содержащихся в штатном расписании, следует утверждать штатное расписание в новой редакции.
Дарья Шабловская, юрист