Чем умный (осознанный, если хотите) подход к организации бизнес-процессов отличается от бездумного? Нам кажется, что дело в подходе.
Важно учитывать общую картину и оптимизировать процесс целостно, не ограничиваясь простой оцифровкой всех этапов. Грубо говоря, если заполнять 50 ненужных бумажек и рассылать их в системе, чем это будет отличаться от заполнения этих же бумажек и их рассылки по электронной почте? Такой подход тянет компанию назад.
Откажитесь от всего лишнего
Цифровизация, в отличие от оцифровки, более глубинна. Перед тем, как автоматизировать движение документа, стоит задать себе вопрос: «А нужен ли этот документ/этап вообще?».
Под влиянием традиций документооборота (родом еще из начала прошлого века) некоторые организации до сих пор оперируют служебными записками. Это внутренний документ за подписью начальника подразделения, который (документ, не начальник) отправляется в другое структурное подразделение с какой-то целью. В основном, так запрашиваются ресурсы, какая-то информация и пр.
Прогрессивные компании отказываются от служебок в пользу сервисных заявок. Оказалось, что в общении с соседним отделом можно обойтись без документа (бумажного или электронного). Он просто не нужен. Все записи есть в системе, они никуда не деваются, имена ответственных пользователей, суть запроса, сроки ответа — всё есть, но лишних объектов, визуализированных в виде бумажек, нет.
Так и с этапами любого процесса. Если исходить из логики «всегда так делали», можно никогда не продвинуться к улучшениям. Поэтому при цифровизации пересматриваются все детали процесса, методология, ищутся пути оптимизации. Полезно помнить, что люди долгое время обходились без колеса. Им даже в голову не приходило такое решение.
Кулинария бизнес-процессов
Мы в шутку сравнили цифровизацию процессов с приготовлением пищи, и вот какой ролик из этого получился. При просмотре помните, что в каждой шутке есть доля правды.