ИТ-системы устаревают. Конечно, производители, обычно развивают платформу и позволяют постоянно модернизировать и расширять возможности продукта, выпускают новые версии, дают возможности интеграции и адаптации. И это обычно дешевле, чем внедрение новой системы, но тоже требует затрат.
С другой стороны, не всегда вендоры успевают за потребностями заказчика или приходит осознание принципиальное несоответствия продукта и текущим задачам или масштабам.
Перед ИТ-директором или руководством встают вопросы обоснования перехода на новую систему и сравнения систем. И самые сложные вопросы по бюджетам:
- Как сравнить затраты на переход на новую версию или смену ИТ-системы?
- Как сравнить разные системы, чтобы учесть все совокупную стоимость владения?
Предлагаем вам таблицу расчета. Для начала выделим крупные этапы жизненного цикла системы:
- Принятие решения о внедрении. Организация осознает, что имеющаяся система не удовлетворяет потребностям, её нужно заменить или установить на новую версию.
- Внедрение. Покупка новой системы и активный этап настройки и освоения возможностей. Если система обновляет какую-то существующую, то обычно нужен перенос исторических данных, хотя бы их части.
- Эксплуатация. Система активно приносит пользу бизнесу, идет сопровождение, постоянно требуются обучение и поддержка.
- Модернизация. Возникают новые задачи, меняются внешние или внутренние условия, которые отражаются в небольших или крупных доработках на базе текущей системы.
- Устаревание. Накапливаются потребности, которые на базе имеющейся системы реализовать нельзя или сложно и дорого. Идет переход на первый этап.
Оценочно график затрат по этапам можно представить так:
Те же затраты изображены на графике, но с нарастающим итогом (сумма в периоде складывается с предыдущей):
Итак, мы пришли к этапу устаревание и нужно сравнить варианты. Теперь нужно оценить все эти этапы на будущее для выбранных систем под текущие задачи бизнеса. Отдельной строкой можно выделить вариант с обновление текущей системы. Как базовый вариант можно рассмотреть, что будет если ничего не делать. Но в этом случае обычно сильно возрастают затраты на модернизацию.
На этапе эксплуатации можно включить затраты на ЗП для специалистов, поддерживающих систему, либо услуги внешних специалистов, если они существенно разные для сравниваемых систем.
На этапе доработок специализированная система проигрывает, а универсальная выигрывает. Если платформа позволяет подключать новые области, легко и дёшево модифицировать существующие процессы, то модернизация проходит дешевле.
Таблица может выглядеть так:
Данные можно представить в виде графика сравнения с нарастанием суммы:
Что мы видим на этом графике:
- система №1 имеет самую высокую стоимость внедрения. Однако затем эксплуатация выходит дешевле, благодаря этому общая сумма оказывается ниже, чем у конкурентов;
- система №2 дешевле на этапе внедрения, но при эксплуатации и модернизации оказывается дороже. В результате получаем самую высокую совокупную стоимость из всех;
- система №3 самая менее затратная в части внедрения, но срок проекта растягивается на 2 года. При этом совокупно этот период обойдётся дороже остальных. Система сопоставима с затратами на эксплуатацию с №2. По итогу же они выглядят равноценно. Однако выбирать лучше всё-таки вариант с меньшими сроками внедрения.
Если никаких других критериев, кроме значений в рублях, нет, то можно выбирать систему по совокупной стоимости. В таком случае выиграет вариант №1.
Вместо вывода
Принимайте решение о покупке ИТ-системы взвешено, ориентируйтесь не только на краткосрочный результат, но и на будущее, проанализируйте скрытые затраты. При этом стоимость системы может быть снижена новыми подходами к разработке и внедрению, например, таким как Agile. Но это уже тема следующего материала.
#бизнес и финансы #it #внедрение #бизнес-процессы #автоматизация бизнеса #автоматизация процессов #технологии #it-инфраструктура #управление проектами