В соответствии с законом о бухгалтерском учёте, при любой хозяйственной операции необходимо оформление первичного учётного документа. На его основе ведётся бухгалтерский учёт. Первичными документами считаются бухгалтерские справки, акты выполненных работ, товарные накладные и подобная документация.
Об электронных первичных документах
Первичные учётные документы разрешено составлять в электронном виде. Их можно применять для подтверждения фактов хозяйственной жизни. Кроме того, они имеют юридическую силу и являются основанием для расчёта налогов. Если электронный документ составлен правильно, он считается равноценным оригиналу и в бумажном виде дублировать его не нужно.
Правильно составленный электронный первичный документ содержит все обязательные реквизиты и подписан электронной цифровой подписью (ЭП). В соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ, в перечень обязательных реквизитов входят:
- наименование документа и дата его составления;
- наименование организации, от имени которой документ составлен;
- содержание оформляемой хозяйственной операции;
- единицы, в которых измеряется хозяйственная операция, выраженные в натуральной или денежной величине измерения;
- должность лица, совершившего сделку (хозяйственную операцию) операцию и ответственного за её оформление;
- подписи ответственных лиц с указанием ФИО или других реквизитов, необходимых для их идентификации.
Сейчас для электронных первичных документов организации могут использовать любые форматы, в том числе и самостоятельно разработанные. Однако для наиболее востребованных документов ФНС разработала и утвердила специальные форматы. С их помощью оформляются операции по передаче товаров операции товаров, работ или услуг, а также имущественных прав.
Какой подписью визировать «первичку» в электронном виде
Для утверждения электронных документов организации могут применять любой вид ЭП, предусмотренный Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ.
В законе обозначено три вида ЭП, которые различаются по степени защищённости и сложности получения:
- простая;
- усиленная неквалифицированная;
- усиленная квалифицированная.
Ранее первичные учётные документы должны были подписываться только квалифицированной ЭП — лишь в этом случае они признавались равнозначными бумажным документам, подписанным собственноручной подписью.
Федеральный закон от 27 декабря 2019 года № 476-ФЗ внёс в это правило изменения, в соответствии с которыми информация, подписанная простой или неквалифицированной ЭП, при определённых условиях также считалась электронным документом, равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью.
Чтобы служить основанием для формирования налогового учёта, а также подтверждением доходов и расходов организации для обложения налогом на прибыль, первичный документ должен соответствовать требованиям 402-ФЗ и быть подписанным квалифицированной ЭП.
Для подписания документов в электронном формате можно также использовать простую или усиленную неквалифицированную электронную подпись, если это предусмотрено соглашением между участниками документооборота. Однако для списания налоговых расходов на основании «первички», которая подписана простой или неквалифицированной ЭП, в соглашении с контрагентом дополнительно должен быть прописан порядок проверки подписи.
Электронную «первичку» для целей бухучёта можно заверять ЭП любого вида из тех, что предусмотрены законом №63-ФЗ. Это обусловлено тем, что на данный момент нет нормативного документа, который бы устанавливал стандарты для утверждения бухгалтерскую первичных документов в электронном виде. При этом счета-фактуры должны подписываться только с применением усиленной квалифицированной ЭП.
Такая подпись также в обязательном порядке используется при взаимодействии с налоговой службой.