В первой части "Делегирование" мы рассказали о том, что это такое и зачем руководителю вообще что-то делегировать.
А теперь рассмотрим подробно вопрос: что можно и нужно делегировать.
С чего вообще начать:
Напишите список своих задач, постоянных регулярных функций, отчетов- все то, на что вы тратите время. И в течении недели дописывайте этот список- практика показывает, что за один раз составленный список будет неполным, постоянно что-то всплывает.
Бывает так, что вы что-то делаете, и не считаете это отдельной задачей, но это тоже пожирает ваше время, поэтому важно именно составить список.
И вот теперь важно посмотреть на этот список через призму того, что мы сейчас вам расскажем.
Очень часто когда речь идет о делегировании, вы можете слышать что можно и нужно делегировать частные вопросы, рутинные дела и т.д.
Мы сегодня расскажем подробно с примерами и разделим список на две части что НУЖНО и что МОЖНО делегировать.
Начнем с НУЖНО
Нужно делегировать
· Простые или вспомогательные в вашей работе действия:
Бронь переговорной комнаты для вашего совещания или создание ссылки приглашения на встречу, копирование и распечатка многостраничных документов
· Рутинную, повторяющуюся работу
Например, работа и весь документооборот с проверенным контрагентом без рисков. Сделайте точечную доверенность на конкретного человека на конкретные действия и количество бумаги на вашем столе уменьшится + появится человек целиком и полностью ответственный за работы с этим контрагентом.
И лайф-хак от коуча: Если у вас возникла мысль «я этого сделать не могу», задайте себе вопрос ПОЧЕМУ (чтобы понять истинную причину). В нашем примере это вопрос: Почему я не могу сделать доверенность сотруднику?
· Подготовительную работу
Подготовка данных к отчетам и собраниям. Вам останется проанализировать информацию и расставить акценты и приоритеты.
· Узкоспециализированные экспертные задачи, в которых сотрудник действительно разбирается лучше Вас.
Самый простой пример: у вас в отделе есть виртуоз Экселя- отлично, делегируйте соответствующие задачи ему.
· Замещения
Это классическое замещение, оставляйте вместо себя ИО+ лайф-хак ИО может быть не один, а несколько по разным вопросам/блокам
· Постоянные поручения
Что это такое: регулярная понятная контрольно-отчетная работа типа, провести сверку актов с бухгалтерией в определенный день ежемесячного.
Важно, чтобы сотрудник сам помнил, что это его задача, которую вы делегировали и вы не заново ставите задачу сотруднику каждый месяц, а он сам помнит о ней.
Мы поговорили о том, что НУЖНО , а теперь рассмотрим, что МОЖНО. Между можно и нужно есть разница. Нужно сделать -обязательно. Можно -если хочу. Процесс творческий.
Если вы хотите развивать своих сотрудников и освободить еще больше своего времени, то можно делегировать следующие функции, но важно понимать, что здесь придется потратить больше времени на процесс делегирования.
Можно делегировать
· Представительские функции
Например, Проведение переговоров с неосновными контрагентами
· Частые задачи, требующие уникальных качеств сотрудника
Уникальные качества могут быть как личные так и профессиональные: навыки коммуникации со сложными клиентами; беглый разговорный китайский -все что угодно с признаком «есть не у всех»
· Будущие обязанности
Это процесс взращивания сотрудника на управленческую позицию и делегирование управленческих задач идет в рамках Наставничества .
· Комплексные задачи с невысокой степенью риска
Это тоже про развитие сотрудников но не только в управленческом функционале, но и в профессиональном плане. Например, какая-то задача, которая требует решения с участием нескольких подразделения: Закупки, Логистика, Бухгалтерия.
А теперь ответ на вопрос: кому делегировать
Есть разные мнения, тут на ваш вкус
Классическая теория говорит о том, что надо делегировать тем, кто хочет это исполнять.
Специфические задачи лучше отдать тому, кто действительно умеет.
А мы считаем ,что делегировать надо всем, всё зависит от задач: КАЖДОМУ СВОЁ!
Так же смотрите наше видео по данной теме: