Для начала порассуждаем над тем, из чего состоят затраты на печать:
- сама техника, на которой все печатается;
- расходные материалы (картриджи, бумага, запчасти);
- ремонт техники;
- затраты ИТ-персонала на обслуживание техники.
Отдельно затронем траты на технику. Мой многолетний опыт аудита парков техники показывает, что обычно в организации техники процентов на 30-40 больше, чем необходимо для печати.
Причин несколько:
1. Организации растут и технику приобретают постепенно, часто при покупке техники не задумываются, нужна ли она на самом деле. Происходит это по причине того, что никто не следит за ее работой. К чему это приводит? Деньги потрачены и их уже не вернуть, растут затраты на печать и обслуживание. Это выражается во всем: к примеру, в запасах расходных материалов (техника часто разных производителей и моделей).
Логика многих такова: раз у нас есть техника, мы должны ее эксплуатировать. И не важно, насколько она важна и нужна, что на самом деле можно обойтись и без нее. Грубо говоря, техника используется «по привычке». Пока она полностью не придет в негодность. Отсюда – необоснованные и лишние траты на ремонт, обслуживание и расходные материалы. И чем крупнее организация, тем сложнее в ней регламенты, связанные с эксплуатацией техники.
2. Еще одна причина – отсутствие данных о том, как именно печатающая техника используется. Редкий заказчик знает, сколько отпечатков делают все его сотрудники. Как правило, суждения об объемах печати исходят из количества купленных картриджей и бумаги. Но так вы не ответите на один из главных вопросов – «нужен ли конкретно этот принтер?»
Как решаются эти проблемы? С помощью проведения аудита – обследования всей печатающей техники внутри компании.
Он даст ответ на ряд вопросов:
– сколько у вас техники;
– где она расположена;
– сколько она на самом деле печатает.
Понимание этого позволит принять решение по оптимизации парка техники и сразу снизит затраты на те устройства, которые уже не стоит использовать.
Аудит можно сделать самостоятельно или силами внешнего подрядчика. И проводить нужно как можно чаще. Сведения, полученные в результате, обосновывают увеличения парка техники или его сокращение.
У AXUS GROUP есть собственная методология проведения аудита. Хотите увидеть ее в действии и применить у себя? Обращайтесь! Мы обладаем огромным опытом, которым можем и хотим делиться.
Где и как нас можно найти: на сайте, через Instagram или по номеру телефона – +7 800 550-15-17