Новые сроки хранения
Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием срока их хранения представлен в приказе Росархива №236. Таблица содержит 12 больших разделов и 657 наименований с указанием срока их хранения.
Новые сроки хранения документов применяются к документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до 18 февраля 2020 года. Исключением являются документы, внесённые в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов.
Перечень включает в себя 657 наименований, поэтому для удобной навигации был сделан алфавитный указатель видов документов.
Некоторые документы имеют примечания, в которых указаны дополнительные правила их хранения.
Таблица с новыми сроками хранения
В таблице указаны лишь некоторые документы, у которых был изменён срок хранения.
Хранить документы можно больше положенного срока. При этом контролирующие органы не вправе требовать предъявления документов, у которых истёк срок хранения. Однако, хранение документов меньше положенного срока является нарушением и влечёт за собой наказание в виде штрафа или дисквалификации.
Нарушения и штрафы
За нарушение срока хранения документов предусмотрены штрафы в соответствии с НК РФ и КоАП РФ.
При отсутствии первичных документов штраф накладывается:
- на должностное лицо в размере от 5000 до 10 000 рублей при первом нарушении, от 10 000 до 20 000 рублей при повторном нарушении (ст. 15.11 КоАП РФ);
- на организацию в размере 10 000 рублей при первом нарушении, 20 000 рублей при нарушении в течение более одного налогового периода (ст. 120 НК РФ).
При нарушении правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов накладывается штраф в соответствии ст. 13.20 КоАП РФ:
- на граждан в размере от 1000 до 3000 рублей;
- на должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
- на юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей.
Если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы, то ФНС выставит ФНС выставит штраф в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не менее 40 тысяч рублей.
Перечень Росархива содержит информацию о сроках хранения документов госорганов, органов местного самоуправления и организаций.