Знакомо ли вам чувство тревоги перед важным экзаменом или поджимающим сроки заданием? Когда понимаешь, что время на подготовку кончилось, а продвижения нет? Сегодня я расскажу о методах эффективного планирования и чем оно вам поможет.
Сам я планирую по системе GTD (Getting Thins Done) Дэвида Аллена, в конце статьи оставлю ссылку на вебинар с подробным разъяснением этой методики.
1. Инструменты для планирования
Сегодня есть огромное множество приложений, календарей, разного рода заметок и так далее. Важно опробовать большинство из них и выбрать то, что подходит именно вам.
Около года назад я узнал о планировании в целом и решил попробовать. Изначально пользовался блокнотом, куда записывал предстоящие дела и время. Через какое-то время понял, что в блокноте перемешиваются личные и рабочие дела, тогда я сделал два для разных сфер. Но и это не сильно помогло — занимало довольно много места и затрачивало нужное мне время.
Календарь как список дел
В итоге решил попробовать вести календарь и знаете, это очень удобно. Календарь синхронизировался на телефоне и компьютере, что облегчало просмотр и добавление новых дел. Также мои коллеги видели, что какие-то дни у меня заняты и устанавливали встречи на свободное для меня время.
Заметки на телефоне
Следующим средством, которым я пользуюсь, являются заметки. В стандартном приложении может не быть всех нужных функций, но нужны ли они вам вообще. Я вношу задачу в список, указываю дедлайн, когда ее нужно сдать, и приложение присылает мне напоминания о невыполненной задаче.
Не бойтесь пробовать и искать. Чем комфортнее будет ваш планировщик, тем чаще вы будете им пользоваться.
2. Ведите хронометраж дел с учетом бытовых планов и обязанностей
Одной из моих первых и самых главных ошибок в планировании было то, что я вносил в план на день только "очень важные" задачи. Закончить недельный проект, дочитать книгу, завоевать мир. Было не понятно, почему все столько успевают, а я еле-еле один пункт выполнил.
Затем я стал вести хронометраж своего дня — мне было интересно, куда уходит мое время и как поймать себя на этом. Какого было мое удивление, когда в конце дня я увидел: сходил с собакой, помыл посуду, почитал. Никаких тебе сериалов и не нужного времяпрепровождения!
У каждого из нас есть бытовые дела, от которых ну никак нельзя отказаться. Но оказывается, для того, чтобы увеличить количество задач за день, можно просто вести учет этих самых дел. На телефоне пользуюсь довольно удобным приложением TickTime, на Android.
3. Не распыляйтесь на большое количество задач, сфокусируйтесь на одной
Запомните, многозадачность — ваш враг. Если вы конечно, не Юлий Цезарь, в чем я сомневаюсь. Частой ошибкой при планировании становится излишняя многозадачность. Для чего планировать, если в плане две задачи? Если составлять план, то только грандиозный. К сожалению, грандиозные планы разбиваются о недостаток времени и сил, после чего забрасываются насовсем.
Слышал от разных людей, что они планируют большое количество дел, чтобы утвердиться в собственных глазах. Им кажется, что чем больше задач за день они выполнят, тем они продуктивнее будут. Это, кстати, не так.
Во время планирования важно понимать, к чему мы идем. Вы работаете для себя, для собственного развития, поэтому и работать важно на качество, а не количество. Можно прочитать 100 книг и ничего не запомнить или прочитать 2-3, которые отложатся у вас в голове и помогут упорядочить ваши мысли.
4. Помнить про главную цель
В мире планирования существует схема под названием «Пирамида Франклина». Ее суть заключается в том, что план на день является начальной точкой к достижению главной жизненной ценности и идеи. В пирамиде шесть ступеней:
- План на день.
- Краткосрочный план на недели или месяцы.
- Долгосрочный план на годы.
- Генеральный план достижения глобальной цели.
- Глобальная жизненная цель.
- Главные жизненные ценности — то, чего человек хочет от жизни.
Идея заключается в том, что действия, которые мы совершаем каждый день / неделю/ месяц, должны в итоге привести нас к той самой цели жизни, ради которой мы двигаемся вперед. Наши дни состоят из бытовых хлопот, мелких задач и поручений, пробок, готовки и уборки.
Мы не можем от этого избавиться, потому что из таких маленьких действий состоит вся наша жизнь. Но чтобы не утонуть в рутине повседневности, нужно каждый день делать шаг, который приблизит вас к вашей заветной цели.
Рекомендую начать долгосрочное планирование с системы SMART:
SMART — это аббревиатура, используемая в менеджменте и проектном управлении для определения целей и постановки задач
S — Specific (Конкретность), M — Measurable (Измеримость),
A — Attainable (Достижимость), R — Relevant (Уместность),
T — Time-bound (Ограниченность во времени)
Итак, цель должна быть:
- Конкретной. Например, «увеличить суммарный доход семьи».
- Измеримой. Мы должны иметь возможность измерить ее результат. Если показатель количественный, то необходимо выявить единицы измерения, если качественный, то необходимо выявить эталон отношения. Например, «увеличить доход семьи на 25% относительно доходов в этом году».
- Достижимой. Мы должны понимать, что у нас есть возможность эту цель достигнуть. Если у нас нет партнеров и стартового капитала для начала нефтяного бизнеса, то вряд ли мы сможем за пару лет повысить доход на 500%.
- Уместной. Необходимо удостовериться, что выполнение задачи действительно необходимо.
- Ограниченной во времени. Необходимо зафиксировать время, через которое мы достигнем цель.
Подробнее про смарт здесь.
Думайте на бумаге. Каждая минута, затраченная на планирование, экономит 10 минут при осуществлении плана.
Брайан Трейси
Система GTD, как и обещал. Это целый сборник вебинаров, состоящий из 4, кажется, частей. Рекомендую посмотреть все.
Читайте также:
Подпишитесь на канал, если вам интересен такой контент, а также пишите в комментариях ваше мнение и рекомендации по статьям! Увидимся!