До сих пор можно встретить бухгалтеров и финансистов, которые с недоверием относятся к системам автоматизации бухгалтерского учета в 1С. Хотя практика показывает, что IT-решения реально облегчают повседневный труд и позволяют специалистам тратить больше времени на решение основных задач.
Вариантов, почему многие компании до сих пор не автоматизированы, множество: от простого нежелания разбираться в программе и тратить время на изучение чего-то нового до страха остаться без работы, когда руководство просто оптимизирует штат. Но даже при проведении автоматизации бухгалтерского учета профессиональные специалисты останутся востребованными и нужными для компании, просто им потребуется приспособиться под выбранное руководством решение и развиваться вместе с ним.
Важно понимать, что:
- автоматизация бухучета не сможет полностью заменить бухгалтера, но в разы упростит и ускорит его работу;
- существует большое количество ситуаций, которые исключают автоматизацию, и у каждого бизнеса свои особенности и потребности, поэтому решения нужно подбирать индивидуально.
ЗАДАЧИ, КОТОРЫЕ МОЖНО И НУЖНО АВТОМАТИЗИРОВАТЬ
Прежде чем приступить к автоматизации, важно понимать, что подобные решения не обесценивают умения всё делать вручную. Автоматизировать нужно с учетом собственных потребностей, а не просто ради галочки.
Если у вас три вида продукции, неразумно создавать автоматизированную базу номенклатуры. И наоборот: если у вас 50 новых контрагентов ежемесячно, проверять каждого вручную абсолютно нецелесообразно.
- Электронные отчеты
Для каждого бухгалтера сдача отчетов в ФНС, ПФР, ФСС и т. п. – это дополнительные проблемы. Нужно вписаться в сроки сдачи, убедиться в актуальности форм, найти и исправить ошибки, отправить отчет в контролирующий орган.
Все это можно автоматизировать: все данные будут заранее проверены, а специалист получит своевременную и достоверную информацию для мгновенной отправки в необходимые органы.
- Документооборот с контрагентами
Обмениваться бумагами с контрагентами можно прямо в программе 1С. Бухгалтеру больше не нужно переключаться между вкладками. Все важные документы хранятся в одном месте.
- Сверка с контрагентами и их проверка
Чтобы сопоставить счета-фактур своей компании и контрагента, нужно пройти через несколько кругов ада. Намного удобнее это делать, сидя на рабочем месте с чашечкой кофе и изучая отчеты в программе, которая указывает каждую неточность. Если ваша организация часто подписывает новые контракты, тщательно проверять каждого контрагента вручную слишком долго и муторно. Остается или рисковать, или автоматизировать процесс.
- Поиск дублей
Если в справочниках случайным образом появятся дубли документов, на их поиск может уйти целый день. Всё зависит от размера базы и вашей концентрации. А автоматизированная система с этим справится за несколько минут.
- Сверка выручки с базой НДС
У вас есть расхождение между базой НДС и прибылью, и вы не можете понять, откуда взялась часть денег? На решение этой проблемы может уйти от часа до нескольких дней. Автоматизация процессов исключит призрачные суммы.
- Соответствие законодательству
Если вам хоть раз возвращали бумаги из-за оформления по устаревшим нормам и вам приходилось часами всё переделывать, вы понимаете преимущества автоматизации этого процесса. Решение загрузит в базу все актуальные обновления (даже если они появились 15 минут назад) и соотнесет с ними вашу документацию. Вам больше не придется тратить время на переоформление бумаг и их повторную отправку.
КАК ПОДГОТОВИТЬСЯ К АВТОМАТИЗАЦИИ ПРОЦЕССОВ В 1С
Можно рассмотреть разные подходы к ИТ-решениям. Например:
- 1С и ее актуальные возможности
Большинство опций уже есть в вашей версии 1С или должны в ближайшее время появиться в новых релизах. Следите за обновлениями и читайте проверенные источники: профильные СМИ для бухгалтеров или экспертные блоги.
Преимущества: включены в цену программы.
Недостатки: встроенных возможностей может быть недостаточно, их опережают дополнительные сервисы.
- Индивидуальные и комплексные решения
Этот вариант подходит тем, у кого есть своя специфика, а также крупным организациям. Вы можете найти решения для автоматизации определенных задач самостоятельно или заказать реализацию у экспертных ИТ-компаний, чтобы специалисты изучили вашу систему учета и предложили способы автоматизации наиболее трудоемких процессов, при этом стараясь не разрушать текущие бизнес-процессы вашей системы.
Преимущества: при успешном взаимодействии вы получите уникальную разработку, комплексно решающую ваши задачи
Недостатки: это недешево (хотя все зависит от потребностей)
Выбор за вами, с которым мы вам можем помочь определиться, с чего стоит начать автоматизацию, чтобы ваша компания начала экономить время, средства и нервы.