Достаточно всего лишь одна встреча, на которой мы пообщаемся и если все устроит подпишем договор).
Если брать более реалистичные варианты, то обычно хватает 2 встречи - первое общение, чтобы посмотреть на ведущего и понять подходит ли он вашему формату праздника. Потом вы можете взять пару дней на то, чтобы подумать и если все устраивает, то на второй встрече можно подписать договор.
Если ваше мероприятие достаточно сложное и нужно много моментов уточнить, то делается третья встреча для продумывания важных элементов праздника. Если же на вашем празднике нет артистов, сложных визуальных поздравлений от гостей, то достаточно общаться онлайн и обсуждать тайминг там.
Если вы находитесь в другом городе, то есть 3 варианта встреч.
1) Встреча в онлайне (по видеосвязи - вайбер, телеграм или zoom).
2) Встреча лично. Вы можете приехать в Минск из другого города и встретиться со мной.
3) Встреча лично, когда я могу приехать в ваш город из Минска.
Любой вариант приемлим, но чаще всего удобнее общаться онлайн.