Часто бывает, что когда вы устраиваетесь на новую работы ситуация с кадровыми документами там не самая хорошая. Хотя может быть вам везло и везде, где вам довелось работать была отдельная ставка кадровика и свою работу он вел хорошо. Но что если все наоборот. С чего начать и как не пропустить важное?
За годы работы в кадрах (мне ни разу не довелось устроиться и что-то не исправлять или не доделывать в кадровых документах + иногда я оказываю услуги по восстановлению/исправлению и постановки "на рельсы" КДП в организациях) я выработала следующую схему:
1. (для начала) Запрашиваю УСТАВ, ЛНА (как минимум ПВТР и положение о защите Персональных данных) и штатное расписание
(иногда из всего перечисленного бывает только УСТАВ))).
Для чего мне это?
УСТАВ.
Меня, как кадровика, в первую очередь в нем интересует:
-срочный или бессрочный ТД заключается с генеральным директором;
- если срочный, то какой срок;
- кто должен подписывать ТД с генеральным директором;
- кто должен подписывать ЛНА (не всегда этим правом наделен генеральный директор, по этому лучше проверить).
ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка)
Вначале проверяю на наличие ошибок из ТОПа самых РасПРОсТрАНеннЫХ ОШИБОК В ПВТР.
Затем уже смотрю более детально по пунктам:
- часто график работы, указанный в правилах - уже не тот,
- или не внесены последние изменения в связи с переходом на электронные трудовые,
- по СНИЛСУ может быть не указано, что сейчас вместо него могут выдавать справку ПФР,
- бывает даже, что нерабочие праздничные дни еще "старые"(не актуальные) указаны.
- ну о вообще, что бы все что описано в правилах не выходило за рамки Трудового законодательства.
ПОЛОЖЕНИЕ О ЗАЩИТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ.
Здесь также проверяю, правильно ли оно утверждено. Проверяю содержание.
Плюс смотрю на каких должностях есть доступ к персональным данным, запрашиваю приказ "О назначении ответственных за сбор,
хранение и обработку персональных данных".
Проверяю соответствуют ли должности в Приказе с должностями в Положении. Проверяю актуальны ли сведения отображены в Приказе или работники уже поменялись.
Подписано ли каждым из этих работников согласие о нераспространении персональных данных. Ну и естественно, подписано ли всеми работниками "согласие на обработку персональных данных"
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ.
Для начала просто знакомлюсь с наименованием должностей, окладом. В дальнейшем буду сверять с названиями должностей и окладами прописанными в трудовых договорах, приказах и личных карточках (иногда везде может быть указано разное название должности или оклад не совпадать).
Это первый этап и здесь я, по большому счету, больше ознакамливаюсь с данными документами, делаю себе пометки. Этот этап не заканчивается приведением документов в порядок. До этого еще далеко. На следующих этапах, обычно, регулярно всплывают дополнительные нюансы, которые "повязаны" с вышеуказанными документами.
Другие статьи канала
Вы уже знакомы с новыми суммами ШТРаФов за нарушения в ХрАНЕнии кадровых документов?
КОМПЕНСАЦИИ И ЛЬГОТЫ ЗА "ВРЕДНОСТЬ"
ГИБКИЙ, СМЕННЫЙ ИЛИ СКОЛЬЗЯЩИЙ? ОТЛИЧИТЕЛЬНЫЕ ОСОБЕННОСТИ ТРЕХ ВИДОВ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ.
ИСПЫТАТЕЛЬНЫЙ СРОК. ТЕзиСнО о САМОМ ГЛАВНОМ.