Карта трудового дня — это инструмент контроля за качеством работы менеджера, предназначенный для повышения эффективности трудовых ресурсов и оптимизации деятельности компании. Сегодня мы расскажем о том, как правильно применять такие карточки, — вы узнаете о назначении и особенностях внедрения этого полезного инструмента.
Главное назначение карт
Карты-фотографии рабочего дня представляют собой информативные чек-листы и считаются важным элементом автоматизирования бизнес-процессов. Для грамотного составления подобных карт необходимо доскональное изучение пути преобразования лида в сделку и чёткое понимание ситуации в отделе продаж.
Такие карточки внедряются при:
- использовании режима дня — карточки выявят нерезультативное использование рабочего времени и смогут мотивировать специалистов работать по определённому расписанию;
- автоматизировании бизнес-процесса департамента — карточки помогут определить этапы продаж, увеличить качество и скорость решения задач;
- низкой конверсии — с картами можно найти причины, мешающие менеджеру выполнять KPI воронки продаж.
Алгоритм внедрения карточки: 3 этапа
- Заполнение
Карты заполняются сотрудниками — подобная методика позволяет увеличить лояльность менеджеров к ужесточению дисциплины. - Контроль
Опытные предприниматели рекомендуют проверять заполнение карт в течение рабочего дня. - Подведение итогов
Завершающий этап подразумевает выявление затрат менеджеров на различные активности.
Обратите внимание: В соответствии с основными принципами планирования 60% рабочего времени следует затрачивать на первостепенные задачи, 20% — на маловажные задачи, 10% — на форс-мажорные обстоятельства и 10% — на отдых.
Список дел работника
Перечень дел специалистов может включать такие пункты, как:
- Лидогенерация — поиск лидов может производиться в соцсетях, поисковых системах Google и Яндекс, а также при помощи картографических сервисов и различных каталогов.
- Подготовка к сделкам — этот пункт может предполагать создание заявок, разработку коммерческих предложений (КП) и анализ прайсов.
Обратите внимание: По мнению многих предпринимателей, лучше всего начинать работу в одно и то же время. В первую очередь нужно звонить новым клиентам, а затем — уже существующим. По окончании рабочего дня необходимо сверяться с планом и проверять, все ли задачи выполнены. - Продажи — важнейшая часть, включающая отправку КП, совершение звонков, проведение презентаций, встреч и проч.
- Документооборот — подразумевает дела, связанные с обслуживанием сделки (контролирование доставки продукции, выписка актов и другой документации).
- Форс-мажорные обстоятельства — к этой категории относится решение внезапных проблемных ситуаций и согласование специальных условий сделок.
- Отчётность — проведение мероприятий, которые могут включать внесение данных в CRM-систему, разработку отчётов, подготовку к совещаниям и встречам.
- Личные дела — к ним относятся обеденные и другие перерывы.
Образец заполнения карты рабочего времени
Стандартный план рабочего времени менеджеров обычно включает проведение холодных обзвонов, разработку КП, оформление договоров, поиск клиентов, подготовку и проведение встреч. При этом планирование действий определяется должностными инструкциями менеджеров. Примерный образец распорядка рабочего дня специалиста отдела продаж приведён ниже.
- 8:00 — 8:30: составление расписания на весь день;
- 8:30 — 13:00: работа с базой (обзвон потенциальных клиентов и внесение информации в CRM);
- 13:00 — 14:00: перерыв на обед;
- 14:00 — 16:00: звонки и встречи с существующими покупателями;
- 16:00 — 17:00: составление отчёта о проделанной работе.
В карте фиксируются любые действия сотрудников отдела продаж и затраченное время. Все комментарии вносятся менеджером, составляющим карту.
Результаты использования карт можно применять для:
- Корректирования функционала менеджеров — если после изучения карт руководитель заметил трату необоснованных ресурсов работников на административные задачи, он может передать некоторые функции на аутсорсинг.
- Внедрения распорядка дня — при помощи карт можно структурировать отдел и начать использовать режим рабочего дня с жёсткими перерывами и чётко обозначенной длительностью собраний.
- Обучения сотрудников действиям в сложных ситуациях — если менеджер потратил на улаживание конфликта два часа, это свидетельствует о необходимости обучения разрешению непредвиденных случаев.
- Исключения многозадачности — зачастую многозадачность (например, одновременное формулирование КП и общение по телефону) снижает качество работы сотрудников на 30-50%.
Итак, карта рабочего времени сотрудника представляет собой чек-лист, обеспечивающий автоматизирование бизнес-процессов. Подробная фиксация всех действий позволяет понять, сколько времени необходимо менеджеру для выполнения тех или иных задач. Грамотно внедрённая карта поможет выявить слабые стороны в работе каждого менеджера и проследить, насколько быстро решаются вопросы в отделе продаж и других департаментах организации.