В октябре 2017 года мы получили заказ на организацию первой научно-практической конференции Комитета по Экономическому развитию Ленинградской области. В списке участников значились главы муниципальных образований со всей России, представители Министерства финансов РФ и ключевых предприятий региона.
Модератор – один из главных героев
Для бизнес-встречи такого уровня нам нужно было найти грамотного модератора, который сможет управлять диалогом между участниками и спикерами, при этом являться специалистом в данной сфере. Ведь ведущий делового мероприятия – это тот, кто воспринимается участниками как его "лицо", представляет собой имидж и репутацию всего мероприятия и компании-организатора в частности.
Именно он задает качество коммуникаций и формирует впечатление от предоставляемых услуг. После долгих поисков мы нашли идеального кандидата. Модератором данной конференции стал Роман Герасимов. Это уникальный профессионал. Он успешно ведёт как деловые, так и светские события. Прошло время, но мы до сих пор благодарим его за хорошую работу.
Технические вопросы
Подготовка к данному мероприятию заняла много времени. Первый вопрос, который встал перед нами, это выбор места проведения конференции. Больше месяца мы подбирали конференц-зал по отелям Санкт-Петербурга в соответствии с требованиями к данному событию. Выбор пал на один из отелей в центре города, подходящий географически и функционально.
Возникла и ещё одна проблема. На тот момент это была первая для нас конференция, где в процессе должно было пройти онлайн-голосование с мгновенным выводом результатов. Мы подобрали систему, долго её тестировали, чтобы в день мероприятия всё прошло без сбоев.
Накануне события, в последние сутки, не спала вся команда. Мы проверяли и тестировали технические системы, устраняли возникающие неполадки. Разбирали и укомплектовывали «портфели участников», настраивали свет, заканчивали оформление зала и холла, проверяли всё необходимое для фуршета.
День Х
Наши старания не были напрасны! Мы предусмотрели всё. Начиная с момента прибытия гостей конференции до самого её завершения всё прошло идеально.
Встреча и распределение, прямые включения, голосование, всё было отработано на высшем уровне, как того и требовали обстоятельства.
Поэтому через год, в 2018, а потом и 2019 году мы становились организаторами данного мероприятия, теперь ставшего ежегодным.