О том, как настроить эффективный процесс управления закупками
Многие полагают, что закупки - это легко и просто, поэтому зачастую высшее руководство не уделяют закупкам должного внимания. Между тем, это в корне неверное суждение, которое может обернуться коррупционным беспределом и значительными финансовыми потерями.
Директор компании может не знать всех деталей, не разбираться в закупках глубоко, но должен следить за тем, чтобы система закупок работала корректно и эффективно.
Мы выделили основные моменты в закупках, на которые необходимо обратить внимание:
- Закупки касаются не только отдела закупок.
Они по факту охватывают все подразделения компании. Закупки — это не только проведение торгов, это и процессы оплаты, работа с поставщиками, претензионная работа и прочее. Закупки тесно связаны с логистикой, финансами, производством. Чтобы улучшить процесс закупок в целом - нужно менять процессы во всей компании, включая формирование потребности, планирование и управление запасами.
- Все изменения и реорганизации в закупках в идеале должен курировать лично генеральный директор.
Часто высшее руководство недооценивают масштаб необходимых изменений в закупках и поэтому делегируют задачу кому-либо из топ-менеджмента (например, финансового директора), который не имеет достаточного влияния на других руководителей. Директору нужно держать руку на пульсе и иметь независимые рычаги контроля всех изменений, касающихся закупок.
- Нельзя экономить на сотрудниках отдела закупок.
Это должны быть стратеги, люди, умеющие решать проблемы, работать с цифрами. Постройте в компании систему, где личная мотивация снабженцев не противоречит целям вашего бизнеса: меньше тратить, больше зарабатывать. Пусть они работает так же. В итоге вы получите лояльного снабженца, который ценит свое место и тщательно отбирает лучших контрагентов и товар, экономя ваши деньги.
- Внедрите стандарты и планирование закупок.
Выстроенный процесс планирования позволит грамотно формировать потребности предприятия, а поставщики — заявлять лучшие условия. Стандартизация процесса закупок подразумевает выявление в цепочке лишних звеньев либо разрывов в бизнес-процессе «Закупка», а также сокращение сроков согласования. Вы получите удобный функционал для управления закупками, аналитику и статистику по проводимым процедурам.
- Проводите аудиты отдела закупок.
Часто начальники отдела убеждены, что у них все хорошо, но это необходимо проверять, иначе прогресса в закупках не будет. Правильно ли работают менеджеры? Есть ли потенциал в закупках? Как устроены процессы в других компаниях? Автоматизирован ли у нас процесс закупок? Оптимальное ли у нас количество сотрудников в закупках? Правильно ли расходуется бюджет? Адекватный ли у нас уровень затрат? А какие лучшие практики есть на рынке, которых нет у нас? Эти вопросы задают в рамках аудита и его должна выполнять независимая штатная единица либо сторонние специалисты на аутсорсинге.