1. Определите, сколько документов вы отправляете в месяц
Проанализируйте, как в компании выстроена работа с бумажными документами. Какие документы вы отправляете чаще всего и кому? Зная ежемесячный объем исходящего документооборота, вы сможете точнее всего понять, какой тариф у оператора ЭДО будет самым выгодным для вас.
2. Выберите провайдера ЭДО
Электронный документооборот обеспечивает компания-оператор, которая передает документы, гарантирует их безопасность и юридическую значимость. При выборе оператора и системы ЭДО стоит обратить внимание:
- Какие базовые и дополнительные функции для работы с документами вы получите.
- В каком режиме работает техподдержка, бесплатно ли вы получите помощь.
- Насколько надежна система, какие есть гарантии безопасности.
- Из чего складывается итоговая стоимость.
- Сколько ваших контрагентов работает в системе.
- Предоставляет ли оператор роуминг для обмена документами с клиентами других систем.
3. Получите электронную подпись
- Для того чтобы электронные документы имели юридическую силу, их необходимо подписывать квалифицированной электронной подписью (КЭП). Составьте цепочку документооборота: кто из ваших сотрудников подписывает бумаги? Проверьте, у всех ли уже есть КЭП. Если нет — приобрести ее можно в аккредитованном удостоверяющем центре, например в УЦ Контура.
4. Определитесь с техническим решением
Организовать электронный документооборот в компании можно тремя основными способами:
- Веб-версия — самый простой и доступный способ. Работа с документами ведется через онлайн-сервис в браузере. Это не потребует вмешательства в информационные системы компании и долгого переобучения сотрудников. Отличный вариант для небольших компаний со скромным документооборотом — меньше 100 документов в месяц.
- Модуль для 1С — готовое решение для популярной учетной системы. Схема проста: всего за 15 минут вы скачиваете и устанавливаете модуль — и работаете с электронными документами в привычной программе. Такой способ подойдет, если вы работаете в 1С и у вас большой объем документооборота.
- Интеграция с другими «учетками». Эта технология позволяет организовать делопроизводство под индивидуальный запрос и настроить обмен документами, например в SAP ERP. Правда, подключение будет дольше и дороже — здесь все сильно зависит от учетной системы, ее конфигурации и возможностей оператора ЭДО.
Перед тем как начать обмен с контрагентами, не забудьте указать в учетной политике компании возможность использования электронных документов.
5. Подключите контрагентов
Сообщите поставщикам и клиентам, что вы используете ЭДО, и «подружитесь» с ними в сервисе онлайн-документооборота. Добавить «в друзья» просто — нужно обменяться приглашениями. Если контрагент пока остается на бумаге, расскажите ему, почему ЭДО лучше, и предложите перейти на «цифру» вместе с вами.
Вот и все — всего пять шагов отделяют вас от новых возможностей для развития компании. Впрочем, переход на электронный документооборот может быть еще проще. Обратитесь за консультацией в Контур.Диадок — эксперты сервиса ответят на вопросы, подберут техническое решение и помогут с подключением. В Диадоке вы сможете интегрировать ЭДО с любой учетной системой, работать с клиентами разных операторов и пользоваться качественным сервисом с надежной техподдержкой.