Тут на днях Блог Закупщика для Продажника написал статью про хронофаги (поглотители времени) и попросил меня её прокомментировать.
С одной стороны, у меня есть авторская классификация поглотителей времени (ей посвящена эта статья), и повторяться не хочется.
Если в двух словах, то в зависимости от причин возникновения я делю хронофаги на персональные и организационные (корпоративные), а в зависимости от, скажем так, "внешнего вида" - на очевидные (те, которые и выглядят поглотителями) и невероятные (те, которые внешне подделываются под серьёзные дела).
С другой стороны - мне понравилось деление поглотителей времени на живые и неживые (никогда так на них не смотрела)))
И я задумалась о том, чтобы классифицировать хронофаги по источникам возникновения. Вот какие источники у меня получились:
Расстояние
Наверное, любой человек понимает, что такое провести два часа в дороге на работу. Или каково это - много раз в день бегать со второго этажа на шестой, а то и на девятый (на крупных предприятиях часто такое встречается, офисы большие и высокие). Или "нарезать" круги (любые другие геометрические фигуры) по цехам производства.
Соответственно, всё, что связано с перемещениями, особенно лишними/чрезмерными, - точно отнимает много времени. Плюсом там начинается - пробки, объезды/обходы (вы же хоть раз в жизни проходили на какой-то этаж через другой, когда надо пройти 400 метров, чтобы подняться по другой лестнице))), ремонты дороги и всё такое прочее. И вот несколько часов из жизни и работы вычеркнуты.
Правда, пандемия показала, что в ряде направлений можно обойтись удалённой работой и сэкономить большое количество времени и усилий на перемещениях. Но не для всех сфер это реализуемо.
Техника/оборудование
Компьютеры виснут, принтеры жуют бумагу, интернет отваливается, программы не сохраняют уже внесённые изменения (и приходится перенабирать всё заново), станки останавливаются, машины глохнут, связь дает сбои в самый неподходящий момент...
Тут для меня палка о двух концах. Один её конец: любая техника может дать сбой. Второй конец: до 90% проблем (цифра из моих собственных представлений, статистикой не подтверждена) можно решить профилактически. Вовремя заменить то, что старо и вот-вот грозит выйти из строя, проводить профилактически осмотры и ремонты, следовать правилам эксплуатации и т.п.
Только много ли таких, кто готов это делать?.. Мне кажется, у нас большая часть организаций и сотрудников работает по принципу "ну котик, ну ещё капельку" (цитата из анекдота про кота и самогонку))
Системы хранения
"Два часа искал документ" или "полдня пробегал по цехам в поисках нужного инструмента" - это ещё не предел. Захламлённость систем хранения (как физических, так и электронных), отсутствие одинаковых критериев (или вообще критериев) размещения предметов/файлов и т.п., отсутствие визуализации, слишком сложные схемы и пр., - каких только нет косяков в системах хранения.
А значит, - время на поиски уходит тоннами часами.
Конечно, решения давно есть: бережливое производство/офис, системы упорядочения и т.п. Но так не интересно)))) У нас же "творческий беспорядок"!
Документы
С документами проблем порой не меньше, чем с системами хранения.
- Продираться сквозь нечитаемые формулировки (шрифты/заливки/вкладки/версии/правки),
- Собирать три тысячи подписей на одном документе,
- Писать десятистраничный отчёты на каждый
чихшаг. А потом писать отчёт по отчёту. А потом составлять журнал отчётов. А потом вести журнал по журналам отчётов (да, бюрократию я бы тоже отнесла в этот блок), - Да и просто (что ни разу не просто!) пытаться найти суть в том, что длинно описали другие, -
Это всё ооооочень долго.
Конечно, без документов (и письменной коммуникации) не обойтись. Но искать возможности минимизации поглотителей в этом направлении стоит.
Неотлаженный процесс
Понятно, что шероховатости можно найти почти в любом процессе. Но по поводу некоторых возникает ощущение, что они полностью состоят из шероховатостей))))
Собрать из частей целое, потом отнести тем, кто разберёт, чтобы они взяли одну часть целого, сделали с ней какое-то действие, отнесли третьим, которые частично соберут обратно и сделают ещё какое-то действие, потом отдать четвёртым, которым снова нужно в разобранном виде и снова только одна часть, потом вернуть первым и потребовать ещё раз собрать, но не до конца, а только до половины...
Вы уже запутались?))
Я тоже.
А представляете, сколько времени теряют люди, которые это на деле реализуют?!
Огромное количество процессов включают в себя дублирование, переделывание, неверную последовательность действий, неиспользование оптимальных технологий и пр. Да вот что далеко ходить за примером - многие люди в Эксель вручную все циферки вносят: включая суммы, произведения и прочие результирующие. Об автоформулах - нет, не слышали)
Выход - оптимизация. Непрерывные (или хотя бы прерывистые)) улучшения. Регулярный аудит/пересмотр процессов.
Люди
Как не отвлечься на коллегу и не поболтать? Как не помочь новичку (пусть он и задаёт один и тот же вопрос в триста пятнадцатый раз)? Как не прислушаться, что за сплетню за соседним столом увлечённо рассказывает МарьПетровна? Как не попереписываться с новым знакомым в интернете? Как, в конце концов, не зацепиться за слово, которое показалось обидным, от представителя смежного подразделения?
Да, везде, где есть люди (реально или виртуально, так что удалёнка не спасает))), есть и временные потери.
Это не значит, что нужно изолироваться и ни с кем не взаимодействовать вообще (да это и невозможно). А вот регламентировать/ограничивать это взаимодействие вполне можно и нужно.
Личные эмоции и установки
Вот это едва ли не самое интересное) Потому что сложное. Потому что, в отличие от всего остального, не так заметно внешне. И не так измеримо. И главное - не так легко исправимо.
- МарьПетровна обиделась на начальника, и сидит полдня не работает.
- Вася поругался с Машей, теперь он зол на весь отдел продаж и не делает то, о чём его просят.
- Иваныч по два часа курит ("настраивается") перед тем, как приступить к делу.
- Юлечка часами гоняет в голове неудачное свидание, и работать у неё не хватает времени.
- Саше родители внушили, что он ну очень медленный, и он действительно всё делает в час по чайной ложке, хотя он отличный специалист и легко бы справлялся с задачами в шесть раз быстрее.
Естественно, это только часть примеров, так как в этом направлении вариантов масса. И без осознанности/работы с собой тут никуда не деться.
А что бы вы добавили? Что ещё может служить источником поглотителей времени (хронофагов)?
________________________
Статьи про управление временем и в целом самоменеджмент здесь
Подписаться на канал можно здесь
Вопросы, комментарии, жалобы, подписки, лайки приветствуются)))
