Внедрить онлайн-документооборот можно в любой компании, даже если руководитель на «вы» с техникой и держится в стороне от новых технологий
Электронный документооборот (ЭДО) со стороны может показаться сложным. Цифровые подписи, интеграционные решения, шифрование — не каждый руководитель готов вникать в современные термины и тем более менять привычный уклад работы.
Однако переход на ЭДО не усложняет, а наоборот, упрощает бизнес-процессы и избавляет от стресса, связанного с документами. Глубоко разбираться в компьютерных технологиях не нужно — работать с электронными документами может каждый, кто когда-то пользовался email. История небольшого рекламного агентства из Новосибирска доказывает это.
Что привело к переходу на ЭДО
Компанию «Рекламная пауза» большой не назовешь — всего два крупных клиента. Документообороту с одним из них могли бы позавидовать более видные участники рынка, если, конечно, кипы бумаг могут вызывать это чувство. Ведь все делопроизводство в агентстве было бумажным.
«Мне сложно внедрять в работу новые технологии. Даже компьютер не меняю уже лет 10, поскольку привыкла и знаю, куда нажимать, — признается директор компании. — Чуть что — всплыло непонятное окошко или завис экран — сразу зову на помощь коллег».
Электронный документооборот был на слуху, но осваивать его было страшно. С началом пандемии и переходом на удаленку стало понятно, что других вариантов просто нет. Пришлось решаться.
Как настроили работу с ЭДО
Компания небольшая, а потому техническое решение для подключения ЭДО было выбрано самое простое — веб-версия. Для работы с документами в сервис нужно войти через браузер. Внешне онлайн-сервис напоминает электронную почту, где вместо адресной книги — список контрагентов. Есть папки с входящими и исходящими, можно создавать документы в редакторе, добавлять контрагентов в друзья.
Этого оказалось более чем достаточно:
- За год с небольшим через систему ЭДО выставлено 750 исходящих документов.
- На печати, покупке конвертов и доставке документов сэкономлено 16,5 тысяч руб.
- Клиенты быстрее оплачивают услуги — больше не нужно ждать, пока документы дойдут по почте.
- Из офиса исчезли кипы бумаг, на столах теперь нет завалов.
Но главное — экономия времени и мобильность. Для работы с документами не нужно приезжать в офис, а свобода от бумажной волокиты дарит силы на творчество и новые проекты.
ЭДО перезагрузил работу и спас в карантин
Директор «Рекламной паузы» не скрывает: в работе для нее всегда было важнее оперативно и качественно выполнить задачу и получить оплату, чем разбираться с оригиналами документов. Теперь же об этом можно не думать.
«И я, и сотрудники можем спокойно работать даже из дома. Никаких трудностей с оформлением, подписанием и отправкой документов не возникает, — резюмирует директор. — А в случае проблем или вопросов я просто звоню в техподдержку. Да здравствует технический прогресс, ЭДО действительно облегчил мою жизнь».
А самое главное — карантин не остановил проекты компании и обмен документами с заказчиками. Более того, клиенты были рады перейти в онлайн. Документооборот стал проще и быстрее, а бесплатные входящие — приятный бонус.
Освоить новые технологии и сэкономить 16,5 тысяч руб. за год компании помогла система электронного документооборота Контур.Диадок. Обратитесь к экспертам Диадока, чтобы подобрать оптимальное решение для своей организации. Существуют разные способы подключения и тарифы. Выгодный обмен электронными документами реально настроить и для малого бизнеса, и для крупных предприятий.