Все бухгалтеры знают, как сложно иногда получить оригиналы первичных документов. Но чтобы все-таки все операции были отражены в учете вовремя, мы вынуждены пользоваться сканами. Но...
Сканы без ЭЦП участников сделки можно использовать только как временную меру, до получения оригиналов.
В 2020 году Минфин опубликовал несколько писем, касающихся возможности использования сканов документов для отражения операций в бухучете в исключительных случаях (письма Минфина от 22.04.2020 №03-01-10/32570, от 27.04.2020 №03-03-06/3/34068, от 13.05.2020 №03-03-07/38785).
ФНС также не исключила возможность отражения операций на основании сканированных копий, правда, не указав, что же, по мнению налоговой службы, является исключительным случаем (письмо ФНС от 26.02.2021 №СД-4-3/2476 - приведено полностью в конце статьи).
Таким образом, сканы принимаем, хозяйственные операции в учете отражаем, но все равно в дальнейшем получаем оригиналы документов. Причем безопаснее обмениваться сканами документов только по корпоративной почте обеих компаний. В этом случае проще доказать, что документы исходили именно от представителя контрагента.
Также нужно иметь ввиду, что скан договора не имеет юридической силы. На основании скана принудить контрагента к исполнению договора даже через суд будет трудно.
Сканы первичных документов не подтверждают расходы для целей налога на прибыль. Для признания расходов в налоговом учете бумажные документы должны иметь «живые» подписи на бумаге, а электронные документы – ЭЦП. Требование должно соблюдаться даже в исключительных случаях, например, в период самоизоляции.
Скан документа не приравнивается к оригиналу, даже если его подписали все участники операции с помощью ЭЦП. Для подтверждения расходов нужно иметь оригинал документа или копию, заверенную надлежащим образом (Письмо Минфина от 02.10.2020 №03-03-06/1/86376).
Письмо ФНС России от 26.02.2021 № СД-4-3/2476
Вопрос: Об использовании скан-образов первичных учетных документов в целях бухучета и о документальном подтверждении расходов в целях налога на прибыль.
Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА
ПИСЬМО
от 26 февраля 2021 г. N СД-4-3/2476
ФНС России, рассмотрев обращение ООО от 10.07.2020 по вопросу документального оформления факта передачи предмета лизинга в распоряжение лизингополучателя, сообщает следующее.
В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Федеральный закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Первичные учетные документы подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
Согласно Федеральному закону N 402-ФЗ ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта, за исключением случаев, если иное установлено бюджетным законодательством Российской Федерации. Экономический субъект самостоятельно формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами.
Исходя из Положения по бухгалтерскому учету ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н, в составе учетной политики экономического субъекта его руководителем утверждаются правила документооборота и технология обработки учетной информации, порядок контроля за хозяйственными операциями.
Приведенные нормы в их взаимосвязи, по нашему мнению, не препятствуют использованию в бухгалтерском учете в исключительных случаях скан-образов первичных учетных документов для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета. При этом руководитель экономического субъекта как лицо, организующее ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета, должен обеспечить соблюдение требований к первичным учетным документам, установленных Федеральным законом N 402-ФЗ.
Указанная позиция содержится в письмах Минфина России от 22.04.2020 N 03-01-10/32570, от 27.04.2020 N 03-03-06/3/34068 и от 13.05.2020 N 03-03-07/38785.
Для целей главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) расходы налогоплательщика должны отвечать критериям пункта 1 статьи 252 Кодекса, а именно: должны быть экономически обоснованы, подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
Действительный
государственный советник
Российской Федерации
2 класса
Д.С.САТИН
26.02.2021