Когда руководство компании задумывается о том, чтобы подключить ЭДО, встает вопрос, как это сделать. Начать обмениваться электронными документами со своими контрагентами достаточно просто, но сначала необходимо выработать алгоритм перехода на электронный документооборот.
Получить электронную подпись
Юридически значимые документы при переводе в электронный формат сохраняют свою юридическую силу. Для налоговой отчетности их необходимо подписывать электронной подписью (ЭП) – это эквивалент простой физической подписи. Есть три основных типа ЭП:
- Простая электронная подпись (ПЭП). Такая подпись подтверждает, что электронный документ был подписан конкретным человеком. Однако она не гарантирует, что после этого документ не был изменен.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Идентифицирует подписавшего и подтверждает, что после подписи в документ не было внесено никаких изменений. Если электронный документ подписан УНЭП, он в полной мере приравнивается к юридически значимому бумажному аналогу, но только в том случае, если между участниками документооборота было подписано соответствующее соглашение.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Это самый надежный и универсальный тип электронной подписи. Для создания и проверки УКЭП используются сертифицированные ФСБ России средства криптозащиты. Подлинность УКЭП подтверждается специальным сертификатом. Такие сертификаты выпускают аккредитованные Минкомсвязи РФ удостоверяющие центры.
Для того, чтобы получить УКЭП, с 1 января 2022 года нужно будет обратиться в удостоверяющий центр при Федеральной налоговой службе (ФНС России). Ранее выдачей УКЭП занимались коммерческие удостоверяющие центры, однако порядок выпуска сертификатов УКЭП для юридических лиц, нотариусов и ИП изменился.
Выбрать провайдера ЭДО
Чтобы подключить ЭДО, нужно найти подходящего провайдера, который сможет оптимизировать бизнес-процессы компании так, как это требуется клиенту. При выборе провайдера стоит обратить внимание на ряд критериев:
Безопасность. Провайдер ЭДО должен защищать клиента от утечки информации или несанкционированного доступа.
Интеграция. Для того, чтобы документооборот с контрагентами был удобнее, платформа ЭДО должна интегрироваться с учетной системой компании.
Роуминг. Часто контрагенты компании уже подключены к другим платформам ЭДО, и в этом случае провайдер должен настроить работу с электронным документооборотом в роуминге.
Техподдержка. Она должна работать 24/7 – особенно это важно для компаний, которые функционируют круглосуточно, или если их филиалы расположены в разных часовых поясах.
Удобство интерфейса. Веб-интерфейс платформы оператора должен быть интуитивно понятен и прост в работе.
Функциональность. Платформа должна обеспечивать возможность:
- отправлять и получать как формализованные (ТОРГ-12, УПД, счет-фактура), так и неформализованные документы (акт о выполнении работ, акт сдачи-приемки);
- использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП);
- настраивать доступ для отдельных людей или групп пользователей;
- отслеживать статусы документов;
- скачивать или сохранять документы.
Компания Docrobot полностью соответствует всем заданным критериям.
Веб-интерфейс или интеграция?
Чтобы подключить ЭДО, нужно также понимать, как это лучше сделать именно для вашей компании. Платформа Docrobot, например, поддерживает два варианта работы: веб-интерфейс и модуль интеграции. В первом случае платформа доступна пользователям онлайн. Чтобы войти, необходимо ввести логин и пароль: после этого можно начать обмениваться электронными документами со своими партнерами.
Второй вариант работы с ЭДО - через модуль интеграции. В этом случае электронный документооборот будет доступен прямо из учетной системы компании в режиме единого окна. При этом все данные будут автоматически сохраняться в учетной системе: пропадет необходимость переносить их вручную.
Docrobot – компания-разработчик SaaS-решений на основе EDI/ЭДО, провайдер электронного документооборота для ритейла с долей трафика более 40% в крупнейших федеральных сетях.