Кто должен занимается договорами на предприятии?
Уже давно идут споры, кто должен занимается договорами на предприятии, чья ответственность за договорную деятельность с руководителей? И независимо какого масштаба предприятие, какой штат сотрудников на нем работает, договора могут составляться ежедневно, а это кропотливая и ответственная работа. Практически от этого зависит успех бизнеса.
Два подхода используемые для занятий договорами на предприятии
Как правило, на любом предприятии существует два подхода к договорной организации: децентрализованный и централизованный.
Централизованный подход имеется ввиду, что на предприятии есть специальное структурное подразделение или, например, создана рабочая группа, которая занимается договорной деятельностью. Задача исполнителя – доставить договор (его проект) или оферту в это подразделение, а хранением, учетом или согласованием уже будут заниматься специалисты.
Децентрализованный подход — это когда каждый исполнитель занимается своими договорами самостоятельно. Но даже в таком случае, хранить все оригиналы договоров необходимо в одном, специальном месте, например у юриста, секретаря или в канцелярии.
Как показывает практика, что на большинстве предприятий России используют последний подход — децентрализованный. Ведь зачем создавать специальный договорной отдел и тратить на него лишние средства. Но и есть моменты, когда объемы на предприятии растут, и бес создания централизованной системы никуда.
Даже в децентрализованном подходе главная ответственность за согласование и подпись стоит на руководителе предприятия или на уполномоченному им сотруднике. Это может быть заместитель по снабжению, первый заместитель, начальник безопасности или начальник юридического отдела.
Согласование — это начальный, важный и обязательный этап готового проекта договора. Ведь подписывая, генеральный директор должен быть уверен в правомочности договора, правильности его составления. В согласовании должны принимать участие: юрист, главный бухгалтер, финансист и другие компетентные сотрудники, к чьей отрасли это относится. Все эти сотрудники получают копию договора, в электронном виде, если используется система электронного документооборота (СЭД), или один из экземпляров. К такому экземпляру прилагается лист согласования, где все указанные сотрудники пишут замечания или наоборот, ставят дату согласования.
Подводя итог, можно сказать, что кто должен занимается договорами на предприятии, решать руководителю лично, в зависимости от масштабов предприятия.