Электронный документооборот поможет освободить сотрудников от возни с бумагами и даст ресурс для развития. Рассказываем, как электронные документы упрощают бизнес-процессы и экономят ваши средства
Электронный документооборот (ЭДО) — явление не новое для российских реалий. Но пока одни компании и предприниматели вовсю пользуются возможностями ЭДО, другие только решаются на переход к «цифре».
Рассмотрим 10 плюсов онлайн-документооборота, с которыми сложно поспорить, на примере системы ЭДО Контур.Диадок. Сервис позволяет обмениваться с партнерами электронными документами, например, актами и счетами-фактурами.
1. Мгновенная отправка и получение документов
Бумажный документооборот — это долго. Документы нужно распечатать, отнести на подпись главбуху и директору, упаковать, отправить почтой или дождаться курьера… С ЭДО на согласование, подписание и отправку файла достаточно пары кликов.
2. Экономия на печати и отправке документов
Знаете ли вы, сколько тратите на печать и отправку одного документа? А если речь идет не об одном, а десятках, сотнях актов, счетов-фактур, товарных накладных? Посчитайте на калькуляторе экономии Диадока свои затраты на вроде бы рутинные задачи. Вы точно удивитесь сумме — и заодно узнаете, сколько сэкономите при отправке электронных документов.
3. Снижение числа ошибок –> повышение лояльности партнеров
Система ЭДО — не просто удобный сервис для работы с электронными документами. Так, Диадок автоматически проверяет срок действия сертификата электронной подписи и соответствие документа утвержденному налоговой формату. Это позволяет избежать лишних загвоздок и претензий со стороны контрагентов — а значит, ваша репутация будет еще солиднее.
4. Прозрачный документооборот
После передачи бумажного документа в руки курьеру дальнейшая его судьба долго может оставаться загадкой. В электронном делопроизводстве никаких тайн — статус исходящего файла можно отследить на каждом этапе.
5. Ресурсы на важные задачи
Сотрудники, отвечающие за делопроизводство, подтвердят: до 50 % их рабочего времени уходит на подписание и отправку партнерам документов, сверку актов взаиморасчетов и другие операции. Подключитесь к Диадоку — ваши сотрудники получат несколько свободных часов в день, десятки — в месяц. Это поможет им взяться за более значимые задачи, чем распечатка, сканирование, походы на почту.
6. Безопасность во всех смыслах
Электронный документооборот полностью конфиденциален, поскольку передачу данных защищает шифрование. Злоумышленники не взломают аккаунт вашей компании, а курьер не заглянет в папку — ваши документы в безопасности.
7. Архив — электронный и удобный
Бухгалтерские документы по закону должны храниться 5 лет. Даже у небольшой компании за этот срок накопится приличный объем бумаг, которые придется где-то хранить.
С ЭДО все проще: в облачном хранилище в Диадоке бесплатно и бессрочно могут храниться мегабайты файлов. Для надежности один документ трижды дублируется на разные серверы. А поиск нужных документов в единой системе занимает считанные минуты и доступен в любое время.
8. Документы — юридически значимые
Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП), имеют такую же юридическую значимость, как бумажные. Они могут быть доказательством в судах.
Получить такую подпись можно в Удостоверяющем центре Контура. Менеджер Диадока объяснит, как это сделать.
9. Простое взаимодействие с госорганами
Электронные документы, подписанные КЭП, можно и нужно предоставлять в госорганы. Например, из Диадока легко выгрузить нужные файлы и представить по требованию в налоговую.
В планах правительства в ближайшие годы и вовсе перевести все в онлайн-формат — так, уже несколько лет декларацию по НДС и бухгалтерскую отчетность налоговая принимает только в электронном виде.
10. Электронные счета-фактуры
Электронными документами можно обмениваться даже по электронной почте. Однако есть законодательный нюанс: Налоговый кодекс разрешает передачу электронных счетов-фактур только через систему электронного документооборота.
ЭДО поможет оптимизации бизнес-процессов и развитию компании любого масштаба, а преимуществ в вашем случае может оказаться больше, чем 10. Подключитесь к Диадоку и оцените все плюсы онлайн-документооборота.