Сроки подготовки мероприятий зависят от масштаба события.
1) Небольшое мероприятие (до 400 человек гостей) готовится около 2 месяцев.
2) Подготовка к празднику среднего уровня (до 800 гостей) займёт порядка 4 месяцев.
3) Масштабное событие с количеством гостей от 800 человек потребует от 6 до 12 месяцев на подготовку.
Если разделить организацию ивента на этапы, получим следующие сроки.
1) План (за 8 недель до часа Х)
Что? Как? Где? Почему? Сколько? Время ответить на главные вопросы о событии.
2) Формирование концепции праздника, творческая работа (за 6-7 недель до часа Х)
Самая приятная часть работы команды. Пора для креативного взлёта, гениальных задумок и мозгового штурма. Организаторы перебирают десятки вариантов, чтобы найти наиболее подходящий – самый уникальный и эффектный. Но и совпадающий с пожеланиями заказчика – не стоит чересчур отдаваться мечтам.
3) Конкретные детали (за 4-6 недель до часа Х)
Напряжённый этап, когда команда занята договорами, расписанием, поиском актёров и спикеров, продвижением, оформлением и т.д. Ни минуты свободной.
4) Наведение блеска (1-4 недели до часа Х)
Самый психологически сложный период для организаторов. Времени почти не остаётся, а кажется, что предстоит перелопатить ещё уйму работы. В идеале – подготовить вариант В. Ещё лучше и С!
У новичков уровень стресса зашкаливает. Опытные гуру умудряются спокойно спать, находить время на еду и даже почти не нервничают. С виду.
5) Отчёт о проделанной работе (спустя 1-2 недели после часа Х)
Торнадо прошёл, все остались целы. Можно выдохнуть и проанализировать сделанную работу, выявить ошибки, собрать отзывы у заказчика и гостей. А после недолгой передышки – снова в бой! Творить волшебство – нелёгкая, но безумно увлекательная работа.