Большинство из нас понимает ценность планирования и подготовки. Спортивный матч без плана игры означает неудачи на поле. Крупное событие без проработки всех деталей приводит к хаосу.
Несмотря на эти знания, мы часто не уделяем приоритетного внимания планированию там, где это важнее всего: в нашей повседневной жизни. Начиная утро без четкого плана, мы настраиваемся на неудачу.
Мы ставим цели на сезоны и годы, но именно то, что мы делаем каждый день - привычки, которые мы перенимаем, задачи, которые мы выполняем, и то, чему мы отдаем предпочтение, - со временем приводит к успеху или неудаче. Несколько бесцельных дней в месяц могут помочь нам перезагрузиться и обрести баланс. Но если дни без намерений превышают дни с целями, в итоге мы не достигаем своих целей и удивляемся, куда делось время.
Лучшая защита от суматошных, но непродуктивных дней - это хорошее нападение в виде ежедневного ритуала планирования. В этой статье мы расскажем вам о том, как планировать свой день для более спокойной и сфокусированной продуктивности, которая приближает вас к вашим целям. Хотя планирование дня займет всего 10-15 минут, основные стратегии, позволяющие осмысленно строить день с намерением, стоит изучить полностью.
Возьмите регулярное планирование в привычку
Джеймс Клир, автор бестселлера "Атомные привычки", считает, что мотивация переоценена: "Перестаньте ждать, когда вас посетит мотивация или вдохновение, и составьте расписание для своих привычек". Мотивация вытекает из действий, а не наоборот.
Вот почему так важно иметь ежедневный ритуал планирования. Иногда по утрам мы чувствуем мотивацию, чтобы захватить день и составить список дел, который отражает наши большие амбиции. Но такие дни - исключение. Нам нужно успеть все сделать, даже если мы просыпаемся уставшими и не отдохнувшими, хотим вернуться в постель или мечтаем о пятнице в 17:00. Именно в такие дни важнее всего начать день с плана.
Начните с того, что установите будильник для ежедневного планирования в одно и то же время каждый день - либо во время ритуала прекращения работы, либо первым делом утром. Чтобы легче было выработать привычку, совместите новую ежедневную сессию планирования с уже существующей привычкой, например, с утренним кофе или прослушиванием музыки.
Большинство из нас понимает ценность планирования и подготовки. Спортивный матч без плана игры означает неуверенность на поле. Большое событие без проработки всех деталей приводит к хаосу.
Несмотря на эти знания, мы часто не уделяем приоритетного внимания планированию там, где это важнее всего: в нашей повседневной жизни. Начиная утро без четкого плана, мы настраиваемся на неудачу.
Мы ставим цели на сезоны и годы, но именно то, что мы делаем каждый день - привычки, которые мы перенимаем, задачи, которые мы выполняем, и то, чему мы отдаем предпочтение, - со временем приводит к успеху или неудаче. Несколько бесцельных дней в месяц могут помочь нам перезагрузиться и обрести баланс. Но если дни без намерений превышают дни с целями, в итоге мы не достигаем своих целей и удивляемся, куда делось время.
Используйте приложение для составления списка дел, например Todoist, чтобы установить повторяющуюся задачу для планирования своего дня, или просто установите будильник на телефоне.
Составьте свой список дел с учетом своих целей
Выработать привычку ежедневного планирования - это одно. Другое дело - убедиться, что ваш план действительно продвигает вас к вашим большим целям. Используйте ежедневное планирование для того, чтобы убедиться, что ваши ежедневные задачи соответствуют вашим долгосрочным целям. Вот несколько шагов, которые помогут вам в этом:
Шаг первый: Разбейте свои большие цели на части
Разбейте свои цели на ежедневные задачи. Например, вы не можете добавить в свой ежедневный список дел "Привести себя в форму", но вы можете добавить такие задачи, как "провести 30 минут на моем велотренажере Peloton" или "совершить вечернюю прогулку". Пересмотрите свои личные и профессиональные цели, когда вы садитесь планировать свой день, и добавьте задачи, которые приближают вас к обеим.
Если вам трудно составить реалистичный ежедневный список дел, который отражал бы все ваши цели, возможно, у вас их слишком много. Перенапряжение не только утомляет, но и означает, что вы вряд ли добьетесь значимого прогресса во всех этих областях. Проведите инвентаризацию обязательств, чтобы выделить меньшее количество наиболее важных для вас целей. Как правило, не ставьте перед собой более 5 крупных целей одновременно, а также рассмотрите возможность сочетания краткосрочных и долгосрочных целей.
Шаг второй: Взгляните на свою неделю в целом
Планирование своего дня начинается с рассмотрения недели в целом. Скорее всего, у вас есть несколько целей, множество потенциальных задач для их выполнения и всего несколько часов в сутках. Это нормально. Хотя некоторые цели требуют ежедневных действий, работа над другими несколько раз в неделю может создать импульс. Возможно, вы занимаетесь спортом по понедельникам, средам и пятницам. В некоторые дни вы, возможно, захотите составить пакет задач и сосредоточиться только на делах, связанных с одной конкретной профессиональной целью. В качестве альтернативы можно складывать задачи по достижению личных целей на выходные. В воскресенье вечером или в понедельник утром найдите время, чтобы увеличить масштаб и сделать легкий набросок своей недели, чтобы знать, на каких целях и в какие дни вы будете сосредоточены. Сохраните детали для ежедневного планирования.
Шаг третий: В последнюю очередь добавьте задачи, которые необходимо выполнить
Большинство людей при планировании своего дня начинают именно с этого шага. Они начинают с назначенных встреч, обязательных совещаний, срочных дедлайнов, а затем пытаются уместить вокруг них задачи, ориентированные на достижение цели. Вместо этого, подумайте о том, чтобы оставить этот шаг на конец. Таким образом, вы будете вынуждены подгонять задачи, которые нужно сделать, под задачи, которые вы поставили перед собой, а не наоборот.
В идеальном мире мы бы сосредоточились только на ежедневных задачах, которые продвигают нас к нашим долгосрочным целям. В реальности у нас есть обязательства и обязанности, которые мы должны выполнять - некоторые из них не оказывают большого влияния на наш личный или профессиональный рост. Откажитесь от этих обязательств и обязанностей, насколько это возможно: пересмотрите периодичность встреч, подумайте о делегировании обязанностей и научитесь говорить "нет". Тем не менее, нет ничего страшного в том, что в вашем списке дел есть вещи, которые просто необходимо сделать. Просто убедитесь, что они не отнимают у вас слишком много времени и сил.
Иметь один ежедневный приоритет
Многие из нас начинают утро с десятков дел, которые нужно сделать, а в конце дня понимают, что не вычеркнули ни одного из них из списка. Конечно, мы что-то сделали, но ничего из того, что планировали. Противоположное интуитивному решение, как сделать больше? Выбирайте только одну большую задачу в день.
Возможно, вы думаете: "Как я могу достичь всех своих целей, если я сосредоточусь только на одной задаче в день?". В книге "Make Time: How to Focus on What Matters Every Day" Джейк Кнапп и Джон Зератски обсуждают коварный феномен занятости без продуктивности. В перерывах между встречами и ситуативными запросами может возникнуть ощущение, что мы находимся на беговой дорожке, с которой не можем сойти.
В качестве бальзама против суматошных дней, которые проходят без прогресса, они вводят концепцию "Выделения":
"Первый шаг... это решить, для чего вы хотите найти время. Каждый день вы будете выбирать одно занятие, которому вы отдадите приоритет и защитите его в своем календаре".
Если вы затрудняетесь с выбором того, что может быть вашим главным приоритетом на день, Кнапп и Зератски предлагают следующую простую эвристику:
"Начинайте каждый день с размышлений о том, что, как вы надеетесь, будет светлым пятном. Если в конце дня кто-то спросит вас: "Что было самым ярким в вашем дне?", каким вы хотите видеть свой ответ? Когда вы оглядываетесь назад на свой день, какое действие, достижение или момент вы хотите смаковать? Это и есть ваш Highlight".
Если мы будем честны, то завершение дня хотя бы с одной большой задачей - это заметное улучшение по сравнению с тем, что многие из нас делают сейчас. В более долгосрочной перспективе завершение 5-7 крупных дел в неделю является значительным. Значит ли это, что вы будете выполнять только одну задачу в день? В целом, нет. Однако выбор и выполнение одного важного дела наполняет нас чувством выполненного долга, что создает импульс для решения других задач.
Используйте такой менеджер задач, как Todoist, чтобы отметить приоритетное дело на день и переместить его в начало списка.
Планируйте свой день с помощью метода продуктивности
Метод продуктивности - это и эффективный способ выполнения дел, и стратегия планирования дня.
Ниже мы расскажем о нескольких популярных методах повышения продуктивности, которые вы можете выбрать для решения своих задач, и о том, как использовать их для планирования дня. Найдите метод продуктивности, который подходит именно вам - даже если для этого придется переделать существующий или создать новый с нуля. Вот несколько популярных методов ежедневного планирования, с которых можно начать:
Съесть лягушку
Метод продуктивности "Съешь лягушку" просит вас определить одну важную задачу на день и выполнить ее в первую очередь. Это отличный метод для того, чтобы начать действовать раньше. Иногда это та задача, которую мы больше всего хотим избежать (отсюда и "съесть лягушку"). Это может быть задача, которая кажется слишком большой, чтобы ее решать, или та, которая вызывает у нас дискомфорт. Возьмитесь за нее сразу же, пока у вас нет возможности откладывать.
Во время ежедневного планирования поставьте "лягушачью" задачу в начало списка дел и назначьте время. Затем поместите другие задачи ниже.
Техника "Помодоро
Техника Pomodoro лучше всего подходит для людей, которым нравится работать короткими сфокусированными спринтами с частыми перерывами. Этот метод был разработан в конце 1980-х годов Франческо Чирилло, тогда еще трудным студентом, который посвятил всего 10 минут сосредоточенной учебе, используя кухонный таймер в форме помидора (pomodoro по-итальянски). Этот метод включает в себя следующие шаги:
- Приобретите таймер.
- Установите таймер на 25 минут и сосредоточьтесь на одной задаче, пока таймер не прозвонит.
- Когда работа закончится, отметьте один pomodoro и запишите, что вы выполнили.
- Сделайте пятиминутный перерыв.
- После четырех интервалов, или "помодори", сделайте более длительный, 20-30-минутный перерыв.
Чтобы спланировать свой день с помощью техники "Помодоро", подсчитайте, сколько помодоро (25-минутных рабочих сессий) вам понадобится для выполнения каждой задачи из вашего списка. Запишите это число перед каждой задачей с помощью эмодзи помидора или просто само число в скобках. Этот метод заставит вас задуматься о том, сколько времени займет ваша работа, и спланировать ее соответствующим образом. Вы можете использовать "помодоро" в течение всего дня или просто использовать этот метод для выполнения главной задачи.