Каршеринг - это вид краткосрочной аренды автомобиля с поминутной тарификацией. Обычно его используют для коротких внутригородских поездок. В командировках использование каршеринга имеет место быть всё чаще, поэтому разберемся, как компенсировать расходы на аренду авто сотруднику.
Согласно письму УФНС по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687 организация вправе компенсировать командированному сотруднику расходы на услуги каршеринга и учесть такую компенсацию в составе расходов при расчете налога на прибыль.
В Трудовом и Налоговом кодексах нет ограничений для видов транспорта, которые вправе использовать работники. Главное, чтобы сотрудник документально подтвердил расходы с предоставлением авансового отчета с приложенными к нему документами.
Подтверждающие документы следует прописать в положении о командировках: договор аренды автомобиля (может заключить и работник и организация), чек об оплате или выписка со счета работника, карта маршрута, детальный отчет.
Важно! В случае если директор против того, чтобы сотрудники пользовались каршерингом, об этом следует в положении или приказе. Тогда не придется спорить с сотрудниками о расходах на проезд. Ведь работодатель вправе не компенсировать расходы, если сотрудник потратился в интересах компании без ее согласия.
Согласно ст. 168 ТК РФ организации следует закрепить в положении или приказе о командировках, какие именно расходы и в каких размерах компенсируются командированным сотрудникам.
Удерживать с компенсации НДФЛ не нужно (п. 3 ст. 217 НК). Так же, как и взносы. Так как компенсация проезда не облагается страховыми взносами (п. 2 ст. 422 НК).
Подпишись на канал чтобы видеть наши статьи раньше!