Работа с документами сопровождает деятельность каждой организации. Будь это производство или агентство по оказанию услуг, в любом случае без документооборота не обойтись. На малых предприятиях за корректностью документооборота должен следить сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями. Обычно эту роль выполняет руководитель секретариата. А в крупных компаниях для поддержания функции документооборота создаются отдельные подразделения документооборота и архивы.
Утверждение расписания отпусков, назначение кандидата на должность или установление плановых показателей производства – каждая из этих операций производится, основываясь на ряд документов. Одного желания руководителя организации или ответственного за конкретную операцию специалиста недостаточно для составления документа. К примеру, при введении новой услуги в ассортимент компании, руководитель должен составить соответствующий приказ, внести правки в действующие организационно-распорядительные документы, а также создать стандарт качества для данной услуги и при необходимости принять соответствующий профстандарт. И такая тесная взаимосвязь с документооборотом прослеживается в каждой организации ежедневно.
Именно это обуславливает всю важность профессиональной работы с документами в организации. Обучение данной специальности имеет очень важное значение, что и объясняет тот факт, что в каждом городе нашей страны есть учебные заведения, занимающиеся выпуском на рынок труда специалистов по работе с документами. Среди ВУЗов, предоставляющих возможность получить специальность, особой популярностью пользуются следующие:
− Российский государственный гуманитарный университет;
− Московский государственный лингвистический университет;
− Национальный исследовательский Томский государственный университет;
− Уральский федеральный университет имени Б.Н. Ельцина;
− И многие другие!
Всего в России 132 ВУЗа, которые обучают студентов работе с документами. И в год выпускаются десятки тысяч профессиональных специалистов по всей стране. О востребованности этой профессии также говорит и то, что работе с документами обучают не только высшие учебные заведения, но и средние. Также существует множество программ по переподготовке и повышению квалификации, направленные на обучение учащегося навыкам работы с документами, а также системами электронного документооборота.
Учебный процесс включает в себя приобретение не только теоретических навыков (история делопроизводства, принципы работы с документами, состав и содержание документов и так далее), но и практических (составление документов, оформление входящей/исходящей документации, утверждение и проверка документов, и т. д.).
Большое внимание уделяется процессу заполнения документов. Это обусловлено тем, что документ представляет собой официальный носитель информации, оформление которого должно проводится с соблюдением соответствующих правил. В сфере документоведения есть такое понятие как «реквизит». Говоря кратко, это определенный элемент документа, который служит подтверждением официального статуса документа и основанием его силы. К примеру, реквизит «гриф утверждения» свидетельствует о том, что данные, указанные в документе, утверждены уполномоченным лицом. При этом данный гриф допускается располагать исключительно в правом верхнем углу первого листа документа. В противном случае документ будет считаться недействительным.
Документ – это инструмент, который нужен каждой организации. Однако он требует профессионального подхода и знаний, которые обеспечат организованный и эффективный документооборот в организации. И именно поэтому процесс работы с документами в организации важно доверить профессионалам. А всех остальных сотрудников обучить базовым принципам документооборота.
Это позволит создать слаженную систему документооборота, маршрутизация документов в которой будет занимать минимум времени, а эффективность работы всей организации достигнет рекордных показателей!