Внедрение СЭД в организацию предоставляет возможность оптимизировать процесс работы с документами в компании и сэкономить значительную часть финансов. Однако для того, чтобы система была успешно внедрена, необходимо обратиться к помощи специалистов, компетентных в данной области. А это влечет за собой финансовые затраты.
Несмотря на то, что эти затраты способны очень скоро окупиться, многие предприниматели делают выбор в пользу того, чтобы внедрить систему электронного документооборота самостоятельно. Для этого они поручают разработку системы своим сотрудникам из IT-подразделения. И на первый взгляд может показаться, что это весьма разумная идея. Однако она таит в себе множество «подводных камней», которые проявляются только в самом процессе разработки.
Обусловлено это тем, что разработка системы электронного документооборота требует обширных знаний не только в области IT, но также знание непосредственно сферы документооборота. Ввиду недостатка знаний в области работы с документами, специалисты разрабатывают неоптимизированное программное обеспечение, которое влечет за собой еще больше финансовых затрат, чем традиционный документооборот.
Также важно понимать, что продукт, разрабатываемый IT-подразделением компании, должен быть протестирован. И после каждого теста IT-специалисты должны выявить недочеты, исправить их и отправить продукт на повторное тестирование. Данный процесс может повторяться до тех пор, пока СЭД не будет доведена до состояния, при котором она сможет обеспечить эффективную систему документооборота на предприятии.
Это влечет за собой как финансовые затраты, так и временные. При этом руководство компании рискует полностью разочароваться в СЭД, даже не успев в полной мере оценить все возможности данного типа документооборота.
Немаловажно также и то, что даже в условиях, когда специалистам удалось создать эффективную СЭД, ее внедрение также может повлечь за собой как финансовые, так и временные затраты. Это обусловлено тем, что в организации нет компетентного специалиста, который может проконтролировать процесс адаптации сотрудников к СЭД, а также помочь им разобраться с данной системой, ответить на вопросы и при необходимости проконсультировать.
Обращаясь же к специалистам, которые занимаются созданием и внедрением СЭД, компания получает уже готовый и протестированный продукт, который обеспечит максимально удобный и эффективный процесс документооборота в организации.
В таком случае компания-заказчик не рискует своими ресурсами, а просто доверяет дело профессионалам, с уверенностью в успешном результате!
Михайлова Анна,
Консорциум Кодекс