Общеизвестно, что документооборот играет очень важную роль в управлении организацией. Без грамотно построенной и слаженной системы невозможно добиться высоких показателей эффективности работы сотрудников, а значит – получить высокую прибыль.
Основываясь на мировой опыт, можно сделать вывод, что все средства документооборота, в том числе электронные, должны быть строго регламентированы. Сотрудники, а также руководство компании должны четко понимать, какие виды документов присутствуют в организации, какие операции могут с ними проводиться и так далее.
Документы хранят в себе всю информацию об организации, а также об операциях, проводимых ее сотрудниками. И по тому, как оформлен тот или иной документ, можно судить не только о сотрудниках компании, но и о ее системе управления.
Культура работы с документами крайне важна в организации. Если ее правила не соблюдаются, то эффективность работы всей организации сразу же падает – документы долго доходят до получателя, замедляется процесс принятия управленческого решения, нарушается равномерность нагрузки на отделы. Для того, чтобы эти негативные последствия не коснулись вашей организации, настоятельно рекомендуем обеспечить соблюдение следующих правил работы с документами:
- Документы должны быть оформлены строго в соответствии с регламентом – они должны включать в себя все необходимые реквизиты, а также не содержать лишних деталей или информации. Правильно оформленный документ гораздо быстрее дойдет до получателя и выполнит свою функцию.
- Документы должны создаваться только при необходимости. Их количество должно в точности соответствовать потребности в них. Иначе большой поток информации может негативно повлиять на эффективность всей системы документооборота.
- Следует придерживаться краткости и лаконичности в процессе создания документа. Однако не следует забывать, что это официальный документ, в котором не допускаются произвольные сокращения, иностранные слова или терминология, не соответствующая специфике организации.
- Все реквизиты документа должны быть оформлены в соответствии с регламентом. Не допускается неправильное расположение реквизита на странице. К примеру, размещение грифа утверждения внизу страницы или в середине документа.
Не допускается использование только одного инициала в подписи – в соответствии с регламентом должны присутствовать оба инициала, фамилия и четкая подпись. Остальные реквизиты также должны быть оформлены в соответствии с общепринятыми правилами.
- Культура работы с документами включает в себя также правила общения с адресатом. Если в документе присутствует просьба о чем-то, то автор не имеет права навязать уже готовое решение или проявить категоричность в своих требованиях. Не следует забывать, что за документом скрывается живой человек, а потому при работе с ним следует придерживаться норм деловой этики.
Если персонал – это сердце организации, то документы – это ее кровеносная система. Без документооборота невозможно было бы наладить коммуникацию между всеми отделами и подразделениями, а также обеспечить слаженную работу всех сотрудников.
Однако важно помнить, что документы – это не обезличенные бумаги. Это средство, с помощью которого подчиненный общается со своим руководителем, руководитель – с исполнителем, а коллеги между собой. И потому крайне важно соблюдать культуру работы с документами. Ведь именно она является залогом эффективности системы документооборота во всей организации.
Михайлова Анна,
Консорциум Кодекс