Важным условием успешной автоматизации делопроизводства является введение системы электронного документооборота. Однако недостаточно просто ввести новую систему в компанию – немаловажно также позаботиться о том, чтобы все имеющиеся в компании документы были без потерь перенесены в данную систему. Грамотно построенная СЭД способна в разы упростить процесс делопроизводства, сделав его более оперативным и легким для прогнозирования.
Прежде, чем рассмотреть процесс переноса существующих документов в СЭД, определим, каким образом создаются электронные документы в самой системе. Каждый из них создается с помощью специализированного программного обеспечения или при помощи специального инструмента, встроенного в структуру СЭД. Но как же осуществляется процесс переноса бумажных документов в электронный формат?
Первое, что приходит на ум – это ручной перенос каждого документа в электронный формат. Однако этот вариант совершенно не подходит, так как требует большие временные и финансовые затраты. Более легкой и быстрой альтернативой данному методу выступает оцифровка документов. С ее помощью сотрудники могут отсканировать все необходимые документы, а программное обеспечение распознает текст и элементы, расположенные на документе, затем перенеся их в цифровой формат.
Также на данный момент существует программное обеспечение, которое направлено не только на распознавание текста, но также на извлечение структурированных данных. Кроме этого, в оцифровке документов могут помочь программы, полностью автоматизирующие процесс заполнения полей регистрационных карточек информацией, содержащейся в бумажном документе, а также позволяющие выделить необходимые значимые поля из неструктурированного текста. Например, в договорах – наименования контрагентов, сумму сделки и т.п.
Если же в компании уже была какая-либо СЭД, и речь идет о переходе на новую систему, то многие компании-разработчики предлагают услугу миграции данных. Этот процесс называется конвертация, он включает в себя изучение хранения документов в старой системе, сопоставление атрибутов для новой системы, программирование загрузчика документов и тестирование результатов переноса. Конвертация данных очень важна при переходе на новую СЭД, т.к. снижает трудозатраты сотрудников на поиск исторических документов, затраты на сопровождение архивной системы.
Система электронного документооборота – это технология, которая отличается своей практичностью и удобством. Благодаря ей у компании пропадает необходимость тратить средства на распечатку документов, а также тратить время на передачу информации на физических носителей между отделами или филиалами. В компании, в которой хорошо налажена работа СЭД, гораздо быстрее принимаются управленческие решения, а документы не требуется печатать и хранить в особом месте, что значительно сокращает расходы компании.
Однако, как и к любому бизнес-решению, к введению СЭД необходимо тщательно подготовиться. Необходимо обеспечить перенос всех необходимых документов в электронный формат, а также позаботиться о создании наиболее благоприятных условий в компании для внедрения новой технологии. Только в таком случае можно быть уверенным в успешном результате данного нововведения!
Михайлова Анна,
Консорциум Кодекс