Даже в самом маленьком предприятии существует множество всевозможных документов, которые требуются для хозяйственной деятельности фирмы. Чтобы не заблудиться в этой документации необходимо держать документооборот в порядке, это не только улучшает качество работы, но и ускоряет процесс поиска документов.
Практические советы по наведению порядка в бухгалтерии:
1. Первое с чего необходимо начать – это сортировка документов. Определите с какими документами вы работаете и разделите по категориям (например, договоры, учредительные документы, отчётность по заработной плате, кадровые документы, бухгалтерская и налоговая отчётность, первичная документация, кассовые документы и пр.).
2. Из этих категорий стоит выделить подкатегории, например, в первичные документы могут входить как документы по закупке товаров, так и материалов или акты выполненных работ. Если документов не так много, то можно сделать одну папку с подкатегориями, если документов за год много, то лучше выделить для каждой подкатегории отдельную папку.
3. Составьте и ведите реестр документов. Лучше всего реестр сделать первой страницей папки, так можно быстро найти документ или сделать пометку о его изъятии. Если по этим документам была сделана запись в бухгалтерской программе, то лучше всего по окончанию месяца выгружать реестр документов из программы с номером записи. На оригинале документа имеет смысл писать входящий номер, который был присвоен программой записи. Таким образом можно проводить контроль фактического наличия документов в папке.
4. Ежемесячно сверять реестр с фактическим наличием документов. Если документ был изъят, то стоит напомнить о его возврате или если была предоставлена копия документа, запросить оригинал, тоже самое проделывать с документами, которые были или не подписаны, или без печати. Для себя можно составить план контроля, до какой даты документы должны быть собраны и записаны в реестр, а так же делать отметку, кто ответственное лицо за предоставление документов и когда было написано напоминание о предоставлении документа.
5. Освободить пространство. Это означает не хранить документы на столе. Для документов, которые еще не обработаны, заведите отдельную папку, но эта папка должна быть всегда в работе, то есть документы, которые нужно ввести в программу не стоит хранить неделями в необработанном состоянии. Наша цель все документы из этой папке перевести в статус обработано и подшить в документы.
6. Проведите уборку в помещении, то есть определите какое оборудование уже вам не требуется и избавьтесь от него. Очень часто можно найти в отделе бухгалтерии кассовые аппараты старого образца или инкассационные мешки, которые уже не используются или старые печати. Всё, что устарело и не требует обязательного хранение, нужно выбросить. Всё, что требует сохранности запаковать, сделать опись и отправить в архив.
7. Структурируйте папки таким образом, чтобы было понятно что в них находится. Для этого можно подписать название папке на корешки. Для категорий используйте папки одного цвета, тогда визуально будет проще найти необходимую папку. При изъятии документы обязательно делайте копию документа с отметкой о том, кто изъял документ, срок возврата и информацию ответственного лица.
8. Старайтесь ежемесячно после закрытия месяца проводить инвентаризацию порядка. Системный контроль и выявление ошибок поможет вам на пути к обретению порядка.
9. Чтобы сохранять порядок, правилам должны подчиняться все сотрудники отдела бухгалтерии. Разделите ответственность за документы по сотрудникам. Закрепите это регламентом. На корешке папки указывайте ФИО ответственного лица.
Применяя эти советы в работе, вы сможете наладить работу отдела и освободить пространство от ненужных документов и предметов.