Цифровизация играет ключевую роль в экономическом развитии стран мира. Довольно смелое заявление сделала консалтинговая компания McKinsey в своем исследовании «Цифровая Россия: новая реальность», опубликованном до кризиса 2020 года, заявив, что цифровизация экономики увеличит ВВП России к 2025 на 4,1–8,9 трлн рублей.
Цифровая трансформация, развитие технологий, в том числе и в управлении логистической деятельностью, позволит формировать инструментарий для повышения эффективности экономики. Национальная программа «Цифровая экономика Российской Федерации» призвана реализовать эти цели.
Цифровизация малого и среднего бизнеса играет существенную роль для компаний как в экономии, так и в исключении рисков. Грядущие изменения в сфере грузоперевозок нацелены на оптимизацию внутренних и внешних бизнес-процессов. Перевод сопроводительных документов, таких как транспортная накладная, в электронный формат – новый этап в цифровизации логистики. Внедрение электронной транспортной накладной (ЭТрН) существенно сокращает расходы на бумагу и содержание архивов, ускоряет работу с дебиторской задолженностью, и помогает заказчикам перевозок экономить на налоге на прибыль за счет уменьшения налоговой базы - подписанный документ быстрее оказывается у контрагента и к моменту подачи декларации все расходы на перевозки оказываются учтенными.
Внедрение ЭДО в общем и ЭТрН в частности удобно и экономически выгодно, более того, формирует новую культуру работы в современных реалиях.
Количество юридически значимых документов зависит от объемов товарооборота в компании: чем они больше, тем больше количество документов, которыми необходимо обмениваться с контрагентами. Внедрение ЭТрН сокращает затраты на обработку документов в разы и помогает крупным игрокам на рынке сокращать расходы на логистику примерно на 2%.
При переводе в электронный вид транспортная накладная сохраняет свою юридическую силу, а стороны участники – транспортная компания и грузополучатель – подписывают ЭТрН электронной подписью в соответствии с нормами ФЗ № 63 "Об электронной подписи" от 06.04.2011. Электронный документ можно использовать для налоговой отчетности в ФНС.
В 2020 году в России стартовал эксперимент по оформлению электронных документов в автомобильных перевозках. В числе участников пилотного проекта Минтранса — Docrobot, Магнит, X5 Retail Group и другие крупные компании. 21 декабря 2020 года было подписано и опубликовано Постановление Правительства России № 2200 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом и о внесении изменений в пункт 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации». Нормативно-правовой акт официально закрепляет использование ЭТрН.
Но чем помимо сокращения затрат и упрощенной работы с ФНС электронная транспортная накладная полезна для представителей малого и среднего бизнеса? Разберем детально преимущества.
Дополнительная проверка контрагентов
Подключившись к платформе электронного документооборота (ЭДО) и начав обмениваться с партнерами электронными транспортными накладными, небольшие компании повысят прозрачность грузоперевозок. ЭТрН проходят через государственную информационную систему и платформу ЭДО: каждое изменение в документе фиксируется. При этом работа с электронными транспортными накладными доступна в режиме реального времени – участники отслеживают процессы доставки груза онлайн. Компания видит, на каком этапе находится перевозка груза.
Безопасное партнерство
Выбор надежных контрагентов – задача, от решения которой зависит эффективность процессов, рост компании и безопасность. Работа «в серую» может на первый взгляд казаться проще для участников ритейл-рынка. Однако такая работа нелегальна и может серьезно навредить: в случае споров с партнерами и проверок фискальных органов компания может потерять больше денег, чем «сэкономить» на уклонении от налогов.
Электронная транспортная накладная дает возможность зафиксировать все детали работы с контрагентами во время грузоперевозок. ЭТрН – юридически значимый документ, который может стать основанием при разрешении споров в суде.
Более того, ЭТрН может стать основанием при выборе надежных партнеров. Если компания использует электронную транспортную накладную, можно не сомневаться в ее прозрачности перед налоговой, что означает и безопасность для контрагентов.
Работа с товаром
От качества товара, который приходит в магазин, зависит выручка компании. Если товар поврежден, реализовать его будет невозможно, а это – потеря денег для ритейлера. Внедрение ЭТрН дает возможность снижать риски дополнительных расходов в случае повреждения товара.
Участники цепочки поставок могут детально фиксировать в ЭТрН состояние груза. Когда водитель, принимая товар у поставщика, обнаруживает нарушения при осмотре продукции, он может оставить в системе соответствующий комментарий. Комментарий о повреждениях может оставить и торговая сеть, принимая товар от грузоперевозчика. Изменения, которые касаются состояния и количества продукции, отмечаются в документе, и компания может официально запросить возмещение ущербов от грузоотправителя.
Docrobot – компания-разработчик SaaS-решений на основе EDI/ЭДО, провайдер электронного документооборота для ритейла с долей трафика более 40% в крупнейших федеральных сетях.