Учет рабочего времени сотрудников и табелирование – неотъемлемая часть функционирования любой организации. Для компаний с численностью более 200 линейных сотрудников ручной процесс закрытия табеля и расчет заработной платы занимает слишком много времени.
Представим, что на смену в разное время выходит 50 человек. Время прихода и ухода каждого сотрудника фиксирует директор объекта в табель, который потом передает в отдел кадров для выплаты ЗП. Далее это вручную сверяется и сравнивается с запланированным графиком. Такой подход влечет за собой многочисленные ошибки, отклонения графика, нарушения норм трудового кодекса и перерасход фонда оплаты труда.
В итоге это приводит к низкому уровню дисциплины и сервису, отсутствию понимания нахождения сотрудника на смене по заявленному графику, оплате опозданий и ранних уходов и расхождению реального табеля от планируемого. Для решения описанных задач существуют автоматизированные инструменты учета рабочего времени и табелирования.
Как работают технологии автоматизации рабочего времени
На рынке существует множество технологий учета рабочего времени, но больше всех зарекомендовала себя биометрическая система распознавания лиц. Для большинства компаний это оптимальный вариант по стоимости и точности учета. Эти инструменты работают на базе нейросетей, позволяя избегать любой обман.
Стандартная система представляет собой устройство с сенсорным экраном, несколькими камерами и ПО. Когда сотрудник приходит на смену или уходит домой, он должен отметиться на устройстве. В этот момент система с помощью нейросетей определяет, живой человек или нет, сравнивает его фотографию с другими в базе и фиксирует точное время отметки. Затем на основании этих отметок формируется табель рабочего времени, по которому автоматически выплачивается заработная плата. Передача данных от устройства проходит по мобильной связи или сети WiFi. При сбоях с интернетом или отключении света устройства продолжат работать в автономном режиме, собирая отметки сотрудников.
Помимо собственных сотрудников биометрические системы учитывают и аутсорсинговый персонал. В дополнение к автоматическому учету вендоры предлагают подключать так называемый «Портал аутсорсинга», который позволяет запланировать смены внешнего персонала и напрямую отправлять запрос в аутсорсинговое агентство. Подобный портал позволяет наглядно учитывать, контролировать выходы аутсорсинговых сотрудников, формировать на основе смен фактический табель и выставлять акты выполненных работ.
В последние годы технологии биометрического учета стали активно развиваться в сторону мобильности. Для удаленных сотрудников и отдельных групп, которые работают исключительно в полях, появилась возможность отмечаться через мобильный телефон или веб-камеру, предварительно установив необходимое ПО. Современные алгоритмы научились без специальных камер идентифицировать сотрудников безошибочно.
Что дает автоматизированный учет
Системы биометрического учета рабочего времени открывают компаниям и другие возможности: поиск замены при невыходе сотрудника и отсутствию отметки, оплату фактически отработанного времени без опозданий и ранних уходов и суммированный учет всех часов.
Использование современных биометрических систем позволяет компаниям автоматизировать процесс учета и табелирования, сократить трудозатраты, повысить дисциплину сотрудников, оптимизировать ФОТ и повысить эффективность сотрудников.