Чаще всего расчёт численности персонала делают, когда бизнес только запускается и надо знать, насколько большой штат набирать, либо когда открывается новый филиал. Есть и другие случаи. В статье рассказываем и о них, а также о том, как производить расчёты по разным методикам и что делать, если полученных показателей сложно добиться на практике (например, не хватает бюджета на реализацию задуманного).
Понятие численности персонала
Именно персонал помогает бизнесу работать и зарабатывать. От его количества (или численности) зависит объём производства и прибыли. С увеличением объёма численности (или количества занятых людей на предприятии) эти показатели должны увеличиваться.
Численность персонала зависит от масштабов деятельности организации, сложности и степени автоматизации производственных процессов. На основании этих факторов рассчитывается плановый показатель численности персонала, хотя на деле его практически никогда не удаётся добиться. Поэтому чаще всего в компаниях ориентируются на другие способы расчёта, например, по нормативам трудовых затрат и пр.
Методики расчёта
Чаще всего используются:
- Нормативная. Количество подсчитывается по нормативам ТК РФ. Это научно-обоснованная методика, так как эти нормы рассчитываются министерствами с учётом законодательных актов, методических рекомендаций специалистов. На этот показатель можно ориентироваться на старте, чтобы составить бизнес-план.
- Плановая. Тоже считается по нормам, но с учётом особенностей организации, благодаря чему можно получить более точные результаты. При этом смотрят на трудоёмкость (нормо-часы), нормы выработки, число рабочих смен, количество рабочих мест, специфику предприятия, особенности деятельности самого рабочего. Так, если нужно спланировать численность обслуживающего персонала, например, уборщиков или гардеробщиков, при расчётах могут отталкиваться от площади помещения или количества людей в организации.
- Списочная. Она указывает на количество работников, которые трудятся по трудовому договору постоянно или временно, включая тех, кто в данный момент находится в командировке или в отпуске. Также сюда входят собственники компании, получающие в ней заработную плату. По показателю высчитывают среднюю заработную плату или коэффициент текучести кадров, смотрят явочный состав (сколько людей есть на работе).
- Среднесписочная. По сути, является средним арифметическим показателем. Для её расчёта суммируется количество работников по списку за определённый период (месяц, год), и результат делится на число календарных дней. Показатель важен для налоговой службы, однако при его расчёте надо учитывать особенности. Так, в эту численность не входят сотрудники, которые находятся в отпуске по уходу за ребёнком, по беременности, родам.
- Явочная. При расчёте явочной численности персонала считаются только сотрудники на местах, а, например, те, кто в этот день были в командировке, на больничном или в отпуске, не учитываются. По показателю можно судить о том, сколько человек должно быть на работе, чтобы рабочий процесс не прерывался. Это особенно важно для предприятий, на которых персонал трудится посменно.
- Штатная. В неё входят сотрудники, которые числятся в штатном расписании на определённый период. То есть здесь важно количество человек, которые смогут обеспечить функционирование производства в выбранное время.
Надо сказать, что штатную численность персонала организации рассчитывают на этапе планирования, когда хочется добиться желаемых показателей за указанный период и надо знать, сколько сотрудников план сможет выполнить. Но, опираясь на цифры, не надо забывать о том, что кто-то из команды может заболеть либо уволиться.
Как рассчитать штатную численность персонала с учётом человеческого фактора
В этом случае численность персонала можно считать по формуле:
Шч = Н х Кн.
Здесь:
Н — нормативная численность
Кн — коэффициент невыходов
Коэффициент невыходов рассчитывается по другой формуле:
Кн = 1+(%невыхода /100).
Как применять полученные цифры на практике
Выполняя расчёты численности персонала на основании разных методов, желательно рассчитать, сколько времени понадобится на выполнение тех или иных бизнес-процессов в вашей компании с учётом коэффициента невыхода. Если это не запускающийся бизнес, а работающее предприятие, надо посмотреть, совпадают ли нормы загруженности с фактической загруженностью персонала. По полученным результатам можно будет понимать, какое количество рабочих надо нанимать, чтобы и объём производства увеличить, и бюджет не перерасходовать.
Обратите внимание, что:
- Если цифры показывают, что людей должно быть больше, но финансирования на штат не хватает, надо думать, как оптимизировать расходы, либо автоматизировать бизнес-процессы. Также можно рассмотреть возможность передачи некоторых обязанностей на аутсорсинг, если это будет выгодно и не повлияет на качество работы. В любом случае к продумыванию вариантов можно привлекать и руководящий персонал. Например, на еженедельных собраниях они могут обсуждать не только приоритетные задачи на неделю, планировать свою работу или анализировать графики статистик, но также предлагать свои варианты решения сложившейся ситуации. Особенно продуктивны могут быть мозговые штурмы.
- Если штата и так не хватает, как, впрочем, и финансирования на зарплаты сотрудникам, которые уже трудятся, нужно либо автоматизировать технологические процессы, либо проверять, выполняет ли персонал свою работу в полном объёме. В таких ситуациях хорошо помогают должностные инструкции, в которых прописываются обязанности каждого специалиста и статистики для оценивания результатов его труда. Если окажется, что кто-то не справляется с обязанностями, не спешите его увольнять. Возможно, специалисту не хватает знаний и опыта либо системы мотивации.
Зачем подавать сведения о численности персонала в налоговую
Согласно НК РФ необходимо подавать данные в налоговую службу на специальном бланке. От этих цифр зависит тип отчётности, которую надо подавать (электронную или бумажную), а также расчёты по страховым взносам.
Рассчитывается показатель отдельно за месяц, а потом высчитывается средняя цифра за год. Для этого берётся численность персонала за каждый день и делится на количество дней в месяце. При этом те, кто находятся на больничном или в отпуске (если это не декретный отпуск), должны учитываться.
Выводы
Рассчитывать количество требуемых сотрудников важно по нескольким причинам. Во-первых, чтобы подавать данные для отчётности в налоговую службу, на основании которых будут делаться расчёты по страховым взносам. Во-вторых, чтобы планировать свою работу и убеждаться, что и предприятие сможет нормально функционировать, и бюджет не перерасходуется. В-третьих — чтобы понимать, сколько вложений понадобится для расширения или запуска бизнеса. К слову, в этом случае ориентиром может служить нормативная численность персонала, хотя для более точной оценки нужно применять и другие методы.