Уже не раз я говорил про то, что у нас в компании есть отдельные роли, которые отвечают за эффективное проведение встреч (ну или совещаний). И роли эти в мире называются "Фасилитатор" и "Секретарь". Мы же объединили их в круг под чудесным названием "Волшебники встреч" (помните про энергию роли, да же?). Про секретарей мы тоже поговорим отдельно, но сегодня я хочу посвятить свои заметки введению в фасилитацию.
Роль Фасилитатора является Избираемой и отвечает за модерирование (фасилитацию) встреч, проводимых в Круге. Решения Фасилитатора, принятые в ходе встречи, обладают приоритетным правом по отношению к другим участникам встречи (кодекс СМАРТократии).
Т.к. Фасилитатор - это роль, то у нее должно быть и предназначение (еще раз вспоминаем обязательные атрибуты роли). И оно звучит как: "Польза, свобода и энергия в каждой встрече". Но помимо того, чтобы встреча была полезная, очень важно, чтобы у участников встречи была возможность разрешить их вопросы или напряжения (мы называем это теншены). Не всегда получается решить вопрос непосредственно на встрече, но очень важно, чтобы в таком случае Фасилитатор помог продвинуть решение хотя бы на полшага вперед. По сути, это является миссией Фасилитатора.
Чтобы успешно исполнять свое предназначение, Фасилитатор должен обладать определенными компетенциями, о которых кратко я и расскажу дальше.
Управляющий временем фасилитатор
Очень важно соблюдать заявленный группой тайминг: вовремя начинать и заканчивать, обеспечивать своевременное участие всех желающих на встрече, чтобы никто не заходил позже. Вовремя приходить на встречу - это признак уважения ко времени коллег. Коллективное время бесценно, поэтому фасилитатору нужно уметь пресекать нарушение оговоренного "режима" проведения встреч, а также уметь воздействовать на нарушителей.
Разный фасилитатор
Вопреки заблуждению, что эффективность строится на жесткой дисциплине, фасилитаору нужно уметь быть разным. В определенный момент он должен быть жестким, в другой момент он должен быть мягким. Все зависит от аудитории, от задач, от обстановки, которая сложилась на встрече.
Слушающий фасилитатор
Все участники встречи должны получить возможность высказать свое мнение, при этом очень важно уточнять суть того, что говорит человек. Если это какая-то значимая информация, ее необходимо фиксировать в протоколе.
Нередко за голосом души участников кроются какие-то скрытые напряжения, которые тревожат участников встречи. Если фасилитатор слушает и слышит участников, то он их обязательно "выковыривает", фиксирует и разбирает в соответствующем разделе этой встречи.
Фасилитатор должен делать все, чтобы каждый мог быть услышанным на встрече.
Заряжающий фасилитатор
Показателем уровня мастерства, маркой фасилитатора является энергетическая составляющая. Встречи должны заряжать участников, чтобы они выходили со встречи более заряженными, чем на входе. Высшим мастерством фасилитатора является умением заряжать энергией участников даже на тех встречах, на которых было горячо, непросто, где разбирались проблемные и болезненные вопросы, может быть даже были споры.
Уметь находить энергию даже в таких встречах и эту энергию транслировать в участников, заряжать их - это очень важная, очень значимая и очень ощутимая компетенция фасилитатора.
Детальный фасилитатор
Фасилитатор должен уметь фиксировать значимые вещи. Все, о чем договариваются люди на встрече, работает минут 10-15 после окончания этой самой встречи. А потом, если мы не зафиксировали все на одном, понятном каждому языке, эта информация может трактоваться совершенно по-разному, приводить к разным действиям и даже противоречиям. И мы будем терять время и энергию, чтобы выровняться и прийти к первоначальным договоренностям. Поэтому фасилитатор должен уточнять формулировки, чтобы убедиться, что все поняли одинаково, обязательно отображать сроки и ответственных по каждой договоренности. И стараться, чтобы вся зафиксированная в протоколе информация была максимально конкретная и не допускала двоякого трактования.
Внимательный фасилитатор
Несмотря на то, что с фасилитатором на встречах работает его лучший друг и напарник Секретарь, за эффективность и пользу встречи отвечает именно фасилитатор. Поэтому ему важно убедиться, что все пункты повестки заполнены, в протокол вся информация внесена, по всем теншенам, которые разбирались на встрече, указан результат. При этом фасилитатор обязательно уточняет у автора напряжения, получил ли он ту информацию или то действие, которое он запрашивал, помогли ли ему продвинуться в решении этого напряжения. При этом если вынесены какие-то планируемые действия, то они должны быть зафиксированы в отдельном разделе протокола, и указаны ближайшие сроки и ответственные.
Гибкий фасилитатор
Эта компетенция проявляется, когда встреча идет не так, как было запланировано. А это (к счастью или сожалению) встречается. Здесь самой распространённой ошибкой (в основном по неопытности) является попытка фасилитатора стандартными и шаблонными методами вернуть нестандартную ситуацию в обычное русло. Как правило, это не выходит, съедает энергию и сводит на нет все попытки принести пользу этой встрече. Фасилитатору нужно вовремя уметь ориентироваться, при возникновении нестандартных ситуаций быстро применять различные методы и инструменты, которые позволят провести встречу конструктивно и полезно. Таких инструментов много, и это тема для отдельного курса, но приведу несколько примеров, что можно сделать, чтобы вернуть встречу в стандартное русло: можно задать фокусирующий вопрос, попросить привести пример, рассказать историю, можно даже всем встать и сделать физическую зарядку или рассказать анекдот и пошутить.
Подготовленный фасилитатор
Встреча - это всегда коллективное творчество, коллективное участие. И если на встрече происходит "мусорное" общение (например, когда участник не подготовился, не навел порядок у себя в голове перед тем, как взять слово), то это съедает время всех участников. Время и энергию. Поэтому не будет ошибкой, если фасилитатор заранее подготовится к встрече и свяжется с автором напряжения, чтобы выяснить или уточнить суть вопроса. Не нужно вносить никаких корректировок в повестку, достаточно просто поговорить с человеком и выяснить, что он хочет сделать.
Будет здорово, если фасилитатор находится в контексте повестки, погружен в предметную область. Это не всегда возможно, но чем больше он подготовлен, тем ему проще управлять аудиторией, и тем доверительнее аудитория будет к нему относиться.
В рамках СМАРТократии очень важно, чтобы круг доверял Фасилитатору. В нашем кодексе закреплено, что Фасилитатор (как и Секретарь) - роль избираемая, на нее круг выбирает конкретного человека, которому доверяет. И это строится во многом на подготовленности и уверенности в себе Фасилитатора.
Вовлекающий фасилитатор
На каждой встрече есть активные участники и участники, которые большую часть времени сидят и никак себя не проявляют. Вместе с тем, у таких людей тоже бывают напряжения, сложности, проблемы, которые они хотели решить на встрече, но по какой-то причине не выносят и не озвучивают их. Часто бывает, что у этих людей есть ценные полезные идеи, но они ими не делятся. Так вот, задача фасилитатора - какими-то действиями, вопросами, адресными обращениями, активностями вовлекать как можно больше участников встречи в общение. При этом вовлечением может быть любая форма общения - участник может задавать вопрос, может отвечать на вопросы, уточнять что-то, предлагать. Но, конечно же, все это должно быть организованно и дисциплинированно, чтобы не вредить всей встрече.
Подкованный фасилитатор
Часто бывает так, что некоторые вопросы и напряжения возникают у участников встречи просто потому, что они не знают, какие правила приняты в круге, как можно делать, как нельзя делать. И здесь фасилитатор становится неким гарантом "конституции", поставщиком информации, хранителем законодательства как круга, так и всей компании. Поэтому фасилитатору необходимо быть в курсе всех изменений, всех правил и политик, принятых в компании в целом и в круге в частности, и уметь оперативно отвечать на возникающие вопросы. А иногда даже пресекать незаконные предложения или действия.
Самоанализирующий и самосовершенствующийся фасилитатор
На мой взгляд, не только фасилитатор, но и каждый человек должен работать над своими ошибками. Ошибки и провалы, которые не привели к непоправимым последствиям, - это в некотором роде награда для нас. Потому что она (ошибка) позволит сделать выводы, которые предостерегут нас в дальнейшем от повторения бесполезных или неэффективных действий не только на встречах конкретного фасилитатора, но и на других встречах.
Когда фасилитаторы обмениваются опытом (успешным и неуспешным), это работает как синергия и приносит пользу всей компании в целом. Поэтому нужно не стесняться и запрашивать обратную связь (сначала от организатора, а затем и от участников встречи), пересматривать записи своих встреч, разбирать ошибки с коллегами, делать выводы не только из того, что не получилось, но и из того, что получилось.