Как много вокруг книг и статей на тему продуктивности, тайм-менеджмента и прочих заумных вещей. Постоянно думал, что сейчас прочту книгу и моя продуктивность вырастет. Но это не так. Как же я заблуждался. Давайте разбираться что к чему.
Я прочитал много книг по тайм-менеджменту. И все книги старался использовать на практике. Можно выделить несколько типов ошибок, которые я совершил.
Поминутное планирование
Например я расписывал свой день целиком: подъём, умыться, почистить зубы, зарядка, завтрак, одеться, дойти до метро, поездка в метро и т.д. В таком графике меня хватило на 2 недели. И я понял, что это не работает. Даже учитывая запас в плюс/минус 20 минут между задачами - всё равно что-то шло не по плану. В каких-то задачах нужно больше времени, в каких-то меньше. А бывает возникают форс-мажоры на которые ты не рассчитывал и тогда весь день идёт коту под хвост. Более того, с таким подходом ты превращаешься в робота, постоянно везде и во всём спешишь, перестаёшь быть гибким. Планирование дня может помочь или сломать вас. Раньше это было отличной стратегией для меня, пока я не почувствовал себя настолько истощенным, пытаясь не отставать от своего графика. В общем, этот метод мне явно не подошёл, не знаю как вам.
Переоценка своих способностей
Раньше я измерял свою продуктивность, основываясь на том, сколько я сделал за день. Я составлял ежедневный график и чувствовал себя наиболее продуктивным, если полностью его придерживался. Однако я расстраивался, когда что-то мешало моим планам на день. Это случалось чаще, чем я ожидал. Фишка в том, что лучше выделять пару самых главных задач и прикладывать все усилия, чтобы их выполнить. А может стоит начать и с одной задачи, если вы никогда не занимались планированием. Нужно быть реалистами. Круто конечно если вы расписали, что нужно сделать 10 дел, а потом провозились весь день с двумя. И больше половины вашего списка остались не выполнены. Такой конец дня будет только демотивировать вас, и вы точно не продвинетесь с продуктивностью, а только сделаете ещё хуже.
Сосредоточение на 2 квадранте
Согласно книге Стивена Р. Кови «7 навыков высокоэффективных людей», существует четыре квадранта того, как мы проводим свое время.
Квадрант I - Необходимость (срочно и важно)
- Обращение к врачу из-за проблем со здоровьем
- Работа с рассерженным клиентом
- Пытаюсь уложиться в сроки по проектам
Квадрант II - Эффективность (не срочно и важно)
- Спорт
- Английский язык
- Основные рабочие дела
- Бизнес-планирование и подготовка
Квадрант III - Отвлечение (срочно и неважно)
- Отвечаю на все телефонные звонки
- Проверяю почту
- Другие прерывания
Квадрант IV - Отходы (не срочно и не важно)
- Смотрю youtube
- Сижу в инете
- Играю в PlayStation
Большинство людей, которые стараются сделать больше, сосредотачиваются на неотложных задачах (квадрант I и квадрант III). Это дает им ощущение продуктивности, даже если они не осознают, что эти вещи на самом деле не важны. Они тратят всю свою энергию на выполнение срочных дел, потому что им не удается выполнить их в кратчайшие сроки (не сосредотачиваясь на деятельности в квадранте II). Поэтому они тратят 90% своего времени на выполнение этих неотложных дел и 10% своего времени на расслабление (Квадрант IV).
Например, человек, чей день сосредоточен на деятельности в квадранте I, будет выполнять работу по дому, требующую немедленного внимания. Поскольку эти действия не могли ждать, они в конечном итоге доминируют над человеком. Единственный выход, который может сделать этот человек, - это тратить оставшиеся 10% своего времени на занятия в Квадранте IV.
С другой стороны, у человека, который сосредоточен на деятельности в квадранте II, будет день, когда он будет заниматься делами, для которых нет сроков, но которые могли бы предотвратить его столкновение с кризисами в будущем. В результате этот человек может избежать столкновения с насущными проблемами. Этот человек также избегает занятий в Квадранте III, потому что он знает, что эти действия могут быть срочными, но они не помогают ему вести ответственный образ жизни. Он знает, что это отвлекающие факторы. Он также не тратит свое время на занятия в Квадранте IV, потому что не чувствует себя изнуренным повседневными проблемами.
Ежедневник, календарь или мобильное приложение
Я вел ежедневник, записывал туда всё ручкой, потом использовал кучу приложений, на которые так же тратил кучу времени. Ежедневник в письменном виде отпадает. Бывало, что ежедневник просто не удобно таскать с собой, кончились чернила в ручке, слишком громоздкий чтобы достать из рюкзака и что-то написать в дороге. Мобильные приложения - удобны в дороге, но не всегда удобно что-то планировать на маленьком экране. А совместимости с ПК/Mac они могут не иметь. На работе или дома, когда под рукой полноценный ПК с большим экраном, ты всё равно продолжаешь пользоваться своим телефоном. Есть и обратная сторона, когда ты нашёл крутое приложение на ПК, но его нет на телефоне. И ты не можешь строить планы в дороге. Приходится записывать в другое приложение, а вечером всё переносить на ПК. Бывает что приложения есть и на телефон и на ПК, но требуют постоянного соединения с интернетом. Это уже проще, но всё равно ты теряешь лишнее время, чтобы раздать интернет с телефона на ноут, пока ты в дороге или за городом. В итоге, я пришёл к тому, что использую 2 инструмента для планирования.
1. Это стандартный календарь Apple для повседневных задач. Большой плюс, что в нём есть синхронизация через iCloud. Я могу на маке распланировать основные задачи, которые у меня вряд ли изменятся. Это рабочий график, график тренировок и курсы английского языка. Сюда же я вношу активности с друзьями (например сходить в кино, поплавать на сап-сёрфе, съездить на озеро и т.д.) и домашние дела, которые не относятся к рутинным - здесь не будет стирки, мытья посуды, уборки. Скорее сюда относятся поездки в гипермаркет, мытьё машины и т.д. То, что делается не на постоянной основе. Я думаю суть вы поняли.
2. А вот более точечные задачи я планирую в Notion. Здесь находится мой список дел "to-do лист". То, что нужно будет сделать сегодня обязательно. Например в календаре у меня по графику работа, я выделяю самые основные 1-3 задачи, которые мне необходимо сделать, чтобы день прошёл не зря и я двигался к итоговой цели. Это как раз то, что относится ко второму квадранту НЕ СРОЧНО/ВАЖНО. Так же и со спортом. По календарю понятно, что у меня тренировка, но что именно я буду делать указано в Notion. По графику в календаре английский - в Notion указано, что я буду изучать - грамматику или произношение, какие темы и т.д.
Основные базовые дела расписаны в столбце ежедневной рутины. Это то, что вы делаете каждый день примерно в одно и то же время. Вы можете попробовать сделать 2 варианта: на рабочий день и на выходной. Но я оставил только на рабочий, т.к. на выходной день в связи с разными активностями, рутинные дела происходят в разное время, а некоторые и не происходят вовсе. Представьте, вы сидите в кинотеатре и фильм в самом разгаре, а тут у вас по плану ужин, вряд ли вы будете полноценно есть в кино или уйдёте с сеанса, чтобы не отрываться от графика. Выходные на то, чтобы отдыхать, поэтому старайтесь отключать робота внутри себя и отдыхайте от еженедельного тайминга. Но в тоже время, не забывайте про ваш список дел "to-do лист". Ведь его цель, сделать ваш день максимально не бесполезным.
И да, это не реклама. Что календарь Apple, что планировщик Notion полностью бесплатны. Пользуйтесь на здоровье))
Выводы
Оцените свое расписание и посмотрите, сколько занятий в вашем списке помогает вам в достижении ваших целей. В большинстве случаев мы сталкиваемся с обстоятельствами, которые отвлекают нас от того, над чем мы должны работать. Мы не должны сосредотачиваться на каком-то одном аспекте нашей жизни. Вместо этого мы должны уделять время вещам, которые могут улучшить нас как личность.
Фух, вот так вот. Буду признателен лайкам, комментариям и подпискам! Вам не сложно, а мне приятно =)